今回は取材方法です。
取材は対話の時はもちろん、自分で対応場所を書くときも録音してください。
これは電話取材でも同様です。出来ればー会議室の静かなところでスピーカーフォンを使って録音します。
テーブルにスマホを置いて。開始時には何月何日に誰と、と冒頭で話して。
もしも、スピーカーフォン等が使えず、自分の音声だけしか録音できないときは内容を録音用に復唱してください。
後の項目で、実際に電話を掛けて復唱した例を示します。
このときは、音声入力でそのまま文字起こしをしつつ電話していましたが、もちろん音声として録音して、後でAに「このデータを文字起こしして」でもできます。
録音データの使用方法
録音してどうする？ まずAIに文字起こしさせて、出来たデータを「あー、えーと、はい、でもですね」といった会話の言葉をAIにクリーニングしてもらいます。
実はこれでベースデータのできあがりです。ただし、あくまでも初期データですからご注意。
ここで一言。
AIに行ってもらうのはあくまでも「データの文字起こし」と「クリーラング」までに限定します。ここで「要約して」「まとめて」との依頼は厳禁です。これをやってしまえうと、インタビューを受けた人が言っていない、予想しなかったまとめなどが生成されてしまう恐れがあるからです。
まず、こり書式が整っていないテキストを一次原稿とし、見直をししたら、汚い書式のままのテキストをAIに「これを、書式をマニュアル風に直して。レベルは3つまで、後は列記する、出力はワードファイルで頼む」と指定して確認したテキストを投げます。
ワードがダメと言われたら「出力できる形式で出して、後でワードに変換するから、その手順も教えて」と指示します。
ここで初期原稿が出来上がります！
電話書き起こし原文
実際の会話の個人情報は伏せた文字起こしです。
よいしょ。〇〇事務所に電話かけると音声に従って番号を選ぶ恐れ入ります。私あの取扱屋と申しましてあの先生からあの今。までB級だったものがA級になるということになりそうだということで一度〇〇事務所の方でも見てもらってくれということで紹介を頂いたので、すけれども、はいあの昔にかかっていたことがあるので資料にも今手元に準備してございます。あります。今開けておりません。当然ながらはい表書きを読み上げます〇〇事務所●●課ご担当者机のように見えるんですよ。机下だと思います。はいはいはい当方受け先からの紹介です。はい昨日受け取りました。はいでは入場カードの番号をやります。はいなんかXみたいなのが途中に数字の間に入ってますけれども、ちょっと待ってください。〇〇事務所のカードで1015の後に-があって08-7その後にXしてあるのかなでそれでその後が1です。はい昭和50年1月1日生まれの取扱屋と申します。はい0101でございます。はい携帯の番号はです。はいあそうですかはいちょっと待ってください。12から始まってる番号ですか困ったなところあの入場カード番号っていうのを表の名前のバーコードの下にあるもんですよね。間違えました。ごめんなさいこれあの〇〇事務所と見ながら徹底橋てたはいちょっと今あのその〇〇事務所のードはずいぶん行ってないんでちょっとあるかどうか今見てはいはいはいその場合は再発行手続きについてはどうすればよろしいのでしょうかはいはいいりぐ ちゎ受付のところでという形になりますかはいはいはい分かりました。はいはいはいはいわかりました。
受付での空き状況確認中
クリーンアップ後
上記をクリーンアップした結果です。
原文の「よいしょ」「はいはいはいはい」「メールを受信しました」だのが綺麗に消えて内容だけが残っています。
まず、「この文章をクリーンアップして」とテキストをAIに投げて出来たあがったのが以下の内容です。
〇〇事務所 ●●課へ電話
取扱屋と申します。
当方受け先の担当者から、これまでB級だったものがA級になる見込みとのことで、一度〇〇事務所でも確認してもらうよう紹介をいただきました。
案内書類の表書きを読み上げます。
「〇〇事務所 ●●課 ご担当者
当方受け先からの紹介」で昨日受け取り。
入場カード番号 ******
〇〇事務所の入場カード番号は長い間お伺いしていないため、現在見当たりません。入場カード番号を紛失している場合は、再発行の手続きはどのようになりますか。
当日は窓口で手続きをすればよいのですね。承知しました。
平日の9時に窓口へ伺います。
1階の窓口で手続きを行い、番号札を取って呼ばれるまで待つ。
（空き状況確認後）
入場カード番号 ****** を、案内書類と一緒に持参します。
2026年10月01日 9時30分から●●課での予定
9時頃までに手続きを済ませておく。
1日掛かる予定でいてとのこと。
書き起こしのチェック
できあがったテキストを第一段階の下書きとします。
この中から、AIの聞き間違い、勘違いなどがあれば修正します。
なぜ、第一段階とするかというと、一般に「担当者ごと何を言うことが微妙に異なる」からです。
始業時間にしても「始業時間までにむか「始業5分前に来ていること」が慣例としてありえます。
そして、こまずこのデータは削除しないで日付と名前を付けて、会社のサーバーに保存します。これは後でAI学習の生データとして利用されるからです。
この後には、業務仕様書、業務マニュアルとしてまとめあげていくにつれ、余計な内容を減らしていきます。AIに学習させるための「削られていない」データを保存しておくことが重要になります。
さすがに、ただの「よいしょ」が入った文字起こし状態まで保存する必要はありません。繰り返しますが、この記録の日付、取材を行った人、取材を受けた人の記録補入れてください。これがないと、AIは古いデータを最新データ、担当者以外の会話を正しいと勘違いして学習してしまう可能性があります。
第二段階チェック
次に、取材内容を読み直します。
取材したときに取材相手が「うーん」「えーと」「どうだっけ」と詰まったところを思い出してください。
この取材を浮ける人が詰まる部分が既存の業務マニュアルでは「詳細が書かれていない」「場合による」などといった困るポイントです。
もしもはっきりした答えが出来ていなければ「この件ですが、業務マニュアルに使用するので、詳細を御願いします」と再取材してください。このときは別に構える必要は無く電話でもメールでも構いません。メールで不明点のリストを出して返答を求めるのがベストでしょう。
ここでちょっと裏技じみたことを書きますが、それでも答えが返ってこなかったり曖昧だった場合は「●●年●●月●●日に××さんに聞いたが、不明」と明記します。
これがわからないのはあなたの責任ではありませんから。
ここまでで、取材メモの書き起こしという一次情報が完成しました。
次回からはこれを業務仕様書にまとめていきます。業務マニュアルになるのはその後です。
手間が掛かります。