暑い。34度がマシだなどと思うのはおかしい。
と文句を天気に言っても聞いてくれないので、第3回を書きます。
サンプルとして業務終了時に最後の社員が退社して事務所を閉じて帰宅する場合を書いていきます。
今回はタイトルの通り、命名,担当,日付,場所からです。
「そんなのは当然だから早く説明を始めろ」と思うでしょうが、ここは基礎工事なので我慢してください。
なお、この段階の手順はテキストエディタでメモ書きしてあればOKです。最終的な仕上げは後で行います。
最後に項目のリストを着けておきますので、その項目を埋めておけば大丈夫です。
■業務の命名
業務に名前を付けます。
まずは「？」と思っていてください。
●業務担当者と責任者の調査
最初は一見関係なさそうな調査から始めます。
「この業務は誰が行い、責任は誰が負うのか」
最初に調べます。この2つはセットで行うと良いです。
普通は「業務終了したら、誰か最後の人が閉めるんだろう」と思うはずです。
確かに個人事業や数人の顔見知りしかいない事務所ではそういうところもあります。でも、業務マニュアルを作るレベルの事務所ではまず考えられません。
- 最後に事務所を退出するのは正社員、責任は最後に退出した社員。バイトは最終退出者にはしない
- 業務経験が長い派遣社員に任せることもあるが、責任は許可を出した課長
- 警備会社に任せている
- 徹夜で業務を回すことがあり、事務所を閉めないこともある。その際に無人となることが発生する。
…ライター事務所で徹夜作業で近くのコンビニに行くときに実際に起きました。
ちょっと考えただけでこういう例があります。
これに社内の習慣として「女性は最後にしない」といったことがある場合もあります。業務の条件でなくても「メモとして」付けておきます。なぜメモとしてかというと、コンプライアンスです。
●業務名の命名
[業務担当者]がわかったら、業務名を考えます。
一般には「事務所の〆」「業務終了確認」「最終退出処理」というように同じ業務を様々な名称で言っています。
実務上では問題なくても、業務マニュアルとしては調べられないので、名称を決めます。
先に[業務担当者]を調べた理由は、「〇〇部〇〇課 ××業務」という例が多いためです。本件のような事務所を閉めるといったことには関わりがありませんが…
××業務には「月末小口支払処理」などは、営業と経理では締め日が異なったりすることは日常茶飯事です。
そのため、後から参照する社員が「小口支払」で検索すると、同じ見出しの複数のドキュメントがヒットすることになります。
こういうことを避けるため、ある程度業務の名称に入れることを奨めています
もちろん、完全に全体をデータベースにしてツリー構造のセクション別調査できるようにしてあれば不要になりますが、業務マニュアルを作る段階ではそこまで想定するのは現実的ではありません。
この例では「社員 最終退出処理」とでもすれば良いでしょう。
作るときには「長くて面倒くさいな」と思うはずです。
でも、その業務マニュアルは出来上がった後、何年かの間、複数の社員が参照します。
その社員が「検索しても同じ業務名ばっかりでわかんねーよ」とブチ切れることがないように、現在はまだ冷静なあなたが手を掛けてあげてください。
このへんは取説屋のポリシーと共通です。実は私も面倒でした。
●作成（修正）担当者
この2項目は業務マニュアルには必須項目です。
作成担当者は、書いているあなたを特定したいのではありません。問い合わせ先、内容確認といった実務と修正責任、履歴管理といった管理上の理由からです。
作成者がどういう属性の人間かを参照する人に知らせるためもあります。はっきり書いてしまうと、研修生、派遣、ベテランの社員では内容の信頼度が異なります。
厳しいことを言うようですが、これは実務です。
●作成（修正）日・場所
作成（修正）日も必須項目です。西暦で記載してください。
作成（修正）日がないと、15年前の改定されていない業務マニュアルを何の疑問も持たずに参照してしまう可能性があるためです。
修正を行ったら、修正日も記載します。
場所は必要に応じて記載します。
先程の例でも事務所が1つしかなければ、記載しなくても構いませんが、支社・営業所がある場合は必須項目となります。
■業務報告書項目一覧
- [業務担当者]
- [業務責任者]
- [業務名]
- [作成担当者]
- [日付]
- [場所]
まだ本文差のせいに入っていないのに、長くなってしまいました。
今回はこの辺で。
※本編は「その1」から続いています。「その2」はAI活用の特別編です。