特集：取扱説明書(取説)の制作をプロに任せるメリット

実際に、取扱説明書(取説)の制作をプロに任せた場合はどのようなメリットがあるかについて説明します。
ここでは、以下の５つのメリットについて説明します。
・品質が高い
・納期が安定している
・再生産性が高い
・提案ができる
・紙以外へ展開できる

●品質が高い

プロが作成していますから、当然一定の品質をクリアしています。
読みやすい文章の作成だけではなく、全体の構成、目次の構成、索引などの検索の機能の追加、図表の読みやすさやレイアウトなどにも気を配ることで、わかりやすい取扱説明書(取説)を作成しています。
こういったことは、長年のノウハウがなければできることではありません。

●納期が安定している

外注に依頼した場合、内製する場合に比べて最もメリットが大きいのがこの点です。
外注すると、当然納期までに、原稿は上がってきます。技術者の、他の仕事とのバッティングや進行の度合いを気にする必要もありません。
またマニュアル作成に必要な取材や資料収集についても、テクニカルライターの方から希望が出される場合があります。こういった場合も、社内で行う場合に比べ短時間ですみ、他の仕事への影響が最小限に抑えられます。
内製する場合は特に、取扱説明書(取説)の作成は、一般的に製品開発の最終段階になってから行われます。そのため、開発技術者は製品の最終チェックなどの重要な作業に手をとられ、取扱説明書(取説)まで手が回らないのが実情です。
この部分を外注に出せば、技術者にも余裕が生まれ、取り扱い説明書も確実な納期で高い品質が期待できます。

●再生産性が高い

同じ会社の製品、あるいは同じ製品のシリーズの取り扱い説明書を作成する場合は、過去に作成した資産を利用して作成できます。
このことにより、短い納期で作成できることはもちろん、製品同士に統一性を持たせることができます。
担当ごとに異なる技術者が、取り扱い説明書を作成する場合には、それぞれの作成する手法が異なり、どーしてもバラバラな感じになりがちです。また書式なども乱れる場合が多く、不統一な感じになっていきます。
これでは作業効率が悪いばかりではなく、後からその原稿メンテナンスしようとした場合に、使いづらく、非情な手間がかかる場合があります。
プロのテクニカルライターは、統一した書式を用い、同じ方法で作成しています。
したがって、同じ会社の製品、あるいは同じ製品のシリーズの取り扱い説明書を作成する場合の再生産性が高くなります。つまり、同一シリーズの製品であれば外注する場合にも、費用を安く抑えることができます。

●提案ができる

取扱説明書の企画や内容はもちろん、製品のUIなどについての提案も行えます。
これは私が実際に見た例ですが、「POWERボタン」と「電源ボタン」という２つのボタンが付いている製品がありました。
実際には、「POWER」ボタンは「電波の発信のON/OFFを制御するスイッチ」で、「電源」ボタンは「主電源のスイッチ」だったのですが、仕様書を渡されたときは大変混乱しました。
この場合は機能の通り「電波ボタン」と「主電源スイッチ」と機器のボタンの名称を変更してもらいました。
テクニカルライターは、技術とユーザーインターフェースに関する専門家です。取り扱い説明書を作成する外注の儀容社としてだけではなく、技術的なパートナーとしてユーザーインターフェイスに関する提案なども行なえます。

●紙以外へ展開できる

テクニカルライターの作成する原稿は紙だけがターゲットではありません。
ホームページやメールマガジン、あるいはヘルプファイルといった電子媒体への展開も行なえます。
特にあらかじめ他の媒体へ展開することを考えて原稿を作成する場合はメリットが大きいです。短時間で複数の媒体に展開できます。
また同じ紙であっても、取り扱い説明書から製品リリースへ、また営業資料へと展開するような水平方向の展開も行えます。

[PR] 母の日