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特集：マニュアルはプロに任せませんか？
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取扱説明書を(取説)を社内で制作する場合と、プロフェッショナルの外注に依頼する場合を比較したことはありますか？
社内で専門のセクションを持っている場合は別として、エンジニアに兼業でマニュアルの制作をさせた場合は、思わぬほど大きなコストがかかっています。
また、再生産性、メンテナンスコスト、その他に発生する見えないコストについても説明します。 |
Ｑ．外注に出すとコストが高いのではないですか？
Ａ．
確かに社内で制作すると人件費だけですみ、安上がりに感じます。
社内で専門のセクションを持っているならば、その通りです。
しかし実際には、取扱説明書(取説)を書くために、その機器を担当した有能な技術者が苦手な文書作成を行ったり、若手の技術者がよくわからないままに原稿を作成している場合がよく見られます。
こうした場合では、技術者が本来やるべき業務、特に開発やメンテナンスを行えず、取扱説明書(取説)を書くことになります。本来業務を行えないため、多大な機会損失が生じているのです。
これらのコストは目には見えませんが、よく考えてみると外注に出すよりも、何人かの技術者を拘束する人件費の方が、高い場合も少なくはありません。
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Ｑ．資料さえあればだれにでも作れるのではありませんか？
Ａ．
だれにでも作れるということと、高い品質の製品を作れるということは異なります。
私たちのようなテクニカルライターは、マニュアル制作の専門家です。
制作にはそれぞれ独自のノウハウや、制作のポイントを持っています。 |
Ｑ．マニュアルはオマケだからあまり気にしなくて良いのではありませんか？
Ａ．
出来の悪いの取扱説明書(取説)マニュアルは、読む気を失わせます。
その結果として、2つの悪いことが起きます。
1つ目は「この製品は分からないよ」と言って、2度と同じ会社の製品を買わないことです。
これは目に見える形のコストではありませんが、営業的に大きな損失です。
2つ目は、「分からないからサポートセンターに電話しよう」となり、サポートのコストが大きくなることです。またサポートする人も、良い取扱説明書(取説)があれば、それを見ながら説明できます。私の知っている実例では、製品の取り扱い説明書があまりにひどいので、サポートセンターで独自の取り扱い説明書をつくって説明している例がありました。
また、店頭において製品の機能を説明する場合、営業用のパンフレットだけでなく、取り扱い説明書を参照する場合がよく見られます。実際、携帯電話のマニュアルに関しては、最もよく読むのが販売店の店員という話もあるほどです。 |
Ｑ．外注よりも派遣でテクニカルライターを探した方が良いのではないか？
Ａ．
ある意味その通りです。
しかし、残念ながらテクニカルライターの人数は大変に少なく、社内で養成する以外はごく限られたところでしか養成は行われておりません。そのため、派遣を依頼してもなかなか人材を集めるのは難しいと思われます。
また、業務の性格として取扱説明書(取説)の制作は派遣よりも、外注の方が向いている性格のものです。
派遣は時間単価で支払いを行いますので、時間がかかるほど支払いが大きくなります。つまり作業の能率が悪いほど、多くの金額をもらえることになってしまいます。
また社内扱いにすると、仕様や機能の目的などの取材が「邪魔」と考えられがちとなる場合が多く、品質が低下する場合があります。
こういった観点から、取扱説明書(取説)は、外注で制作する方が良いと考えています。 |
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