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【わかりやすいマニュアルの作り方】第165回イラストは線画で作る

2012年4月10日 火曜日

いよいよ春本番になってきました。

こちらの語録ではなく、個人サイトの方に記事を書いたのですが、ちょっとした距離のツーリングにも行ってきました。横須賀の海はきれいでした。

仕事の方としても、いよいよ期が改まり、新しい仕事になっていくところですね。

■イラストを線画で描く

今回は、取扱説明書につけるイラストの話です。

弊社では取扱説明書につけるイラストは、人に見せるためのビジュアルではなく、説明の一部だと考えています。

以前にもこちらに書きましたように、弊社ではイラストにはモノクロ二値の線画を使用しています。

つまり、美しいカラー写真や、かっこよく色を使用したイラストではなく、いちばんシンプルな線だけの絵を使っているのです。見やすさとわかりやすさを優先した結果です。

また、状態によっては、本体に描かれているマークや商標などを省略することもありますし、実際よりもマークや、凸凹な道、目立つようにはっきりと描き直す場合もあります。

もうちょっと現場の人にわかりやすい書き方をすると、イラストレーターで線画を使って描いて、グラデーションなどは一切使っていません。

この線画は見やすいということはもちろんありますが、拡大縮小が自在で、ボケずに常にシャープだというメリットがあります。

■制作上でもメリット

実は、イラストを線画で描くことは制作上でもメリットがあります。

なお、「制作」というのはこの場合には印刷工程のことを指しています。

まず、とても大切なことには、このモノクロ二値のタイプのイラストは、まず印刷できないということがありません。また色ズレやボケが発生するということもありません。

ことんなこと自分には関係ない…と思うかもしれませんが、これらのことはとっても大切です。最終工程まで行って、印刷できないからイラスト全部作り直し、なんてことが起きたらスケジュールはどうなるんだろうと思うとゾッとします。

■ワードで作る取扱説明書

最近は、弊社では「ワードで作る」マニュアルというものも作っています。

これは、DTP系のアドビのソフトを使用せず、ワードによる簡易DTPだけで取扱説明書を作るというものです。DTP(組版)のコスト分だけ少し安くできることと、校正が少し楽だというのがメリットです。ただいま、実験的に作っています。

とはいえ、イラストに関してはやっぱり同様の方法でしっかり作り込みますので、イラストの点数が多くなるとやはり値段が高くなってしまうという欠点があるのですが。

このあたりの、Illustratorで画像を作ってワードに張り込むといったあたりの手順については、珍しいことをやっているわけではないので省略します。

ただ、この方法で取扱説明書を作ってみると、ワードには吹き出しなどがあって便利だなぁと思うことはあります。
このため、他のIllustratorでも使えるように、吹き出しのEPS画像を作成してしまいました。

また、説明図のイラストには、今述べた吹き出し以外に、矢印(細いもの・太いもの・上下左右に向いたもの・ひねったリ曲がったりいるもの・片方向に双方向と多種多様なものが使われます)や引き出し線が使われます。

また、こういった記号や線の後ろにちょっとだけ白い縁をつけてあげて見易くする、といった工夫も行っています。

もちろん、こんな細かい手法については説明していませんが、何気なく見てもちょっとは見易くなっているはずです。

今回はちょっとまとまりのない話になってしまいましたが、このあたりでということに。

マニュアル(取扱説明書)制作の専門家 取説屋:石井ライティング事務所


【わかりやすいマニュアルの作り方】第151回 文字組とわかりやすさ

2011年11月15日 火曜日

前回でこの【わかりやすいマニュアルの作り方】も150回を超えていたのですね。
自分ながら驚きです。
一応はとついてしまうものの、仕事のネタだけでこんな回数を書けるとは思っても見ませんでした。

最初は2008年6月30日ですから、4年とちょっと続いているということになります。
最近は、ここの内容を使って取扱説明書制作-または既存の取扱説明書の修正のコンサルティング゛も手がけようかと思っています。

■文字組とわかりやすさ

さて、本文です。

今回はとりあえず、現在社内などで取説を作ることになっていて、既存のものがわかりにくいという人向けです。
はい、タイトルの通り文字組を見直して見てください。そして、その取説のすべてのページに同じスタイルを適用してください。それだけで(と言ってもページ数によっては結構な作業量です)その取説はぐっと見やすくなるはずです。

■本文と見出し

「本文は文字が大きいほど見やすくて分かりやすい」ははっきり申し上げまして嘘です。
文字は意味のある一固まりずつにまとまって、それを論理だって並べてなければ意味はとれません
まずは、機械的に意味のあるブロックごとに見出しが付いていることを確認してください。
次に、ワープロであれば、以下のルールに従ってそれぞれの見出しと本文を書式設定してください。

  • 大見出し/レベル1見出し
    太いゴシック14pt以上
    見出しの前に改ページする(できれば自動で)
    この内容は「インストールする」「設定する」「使い始める」といった大きな区切りです。これより意味的に小さい内容の見出しが「大見出し」になっていたら、その見出しはレベルを「中見出し / レベル2見出し」に落としてしまってください。
  • 中見出し / レベル2見出し
    太いゴシック12pt以上
    段落罫線などで、ページをいっぱいに区切る。
    視覚的に、ブロックが認識できるように設定する。
  • 小見出し / レベル3見出し
    本文と同じフォント。太字、インデントなし。
    このレベルの見出しはなくても良い。
    むしろ小見出しが多いということは、見出しレベルの設計を、中見出しにならないか見直ししてみるとよい。
  • 本文
    2~4文字分のインデントをつけてください。
    このインデントの目的は「見出しと本文が違う」ということを明らかにするためです。 多くの素人さんが作成した取扱説明書はここができていない場合がしばしば見られます。
    見出しと本文があまり違わず、気軽にa. b. 1. 2. …などと付けてしまった結果、大幅に検索性が落ちるというか、自分がどこにいるのかすらわからなくなるという事態に陥ってしまうのです。

上の方で小見出しの項目で見出しレベルの再設計を考えた方が良いと書きました。

■よくあるレイアウトについて

ここではよくある例を挙げてみます。見出しは以下のように設定されているとします。
■大見出し ●中見出し ◆小見出し

以下に、よくある例を示します。
■設定
●初期設定
小見出しは略
●機能設定
◆画面設定
◆サウンド設定
◆操作設定
◆通信設定
◆セキュリティ設定

こんな感じで書かれているものをよく見ます。
実際、これの何処に問題があるのか、と思われるでしょう。

デザインにもよりますが、レベル3である小見出しは、論理的ブロック内の区分けです。つまり、画面と操作と通信とセキュリティの設定は「すべて同じ論理的ブロックに含まれる」ということです。
これだけの膨大な内容を一つのブロックとして理解するのは、普通の人には困難なことです。人が一つのブロックとして理解できるのは1つかせいぜい2つの見開きまでです。8ページも10ページも同じ中見出しの文章があったら、それは見出しの設計がおかしいです。
たとえ、仕様書の設計がそうなっていても、従わなければならない理由はありません。見出しの設計から見直すべきです。

上記の例は、こう設計すべきところです。
■初期設定
■機能設定
●機能設定の入り方
●画面設定
●サウンド設定
●操作設定
●通信設定
●セキュリティ設定

こういった見出しの見直しをして、きちんとフォーマットしてやると、テキストの修正をしなくても見違えるほど見やすくなる場合があります。
この項目は長くなってしまったので次回に続きます。

マニュアル(取扱説明書)制作の専門家 取説屋:石井ライティング事務所


【わかりやすいマニュアルの作り方】第129回 工夫の余地

2011年4月26日 火曜日

ようやく暖かくなってきたなと思ったら、春の嵐です。
この時期になると毎年流れるあの歌ですが、今年はとても残念なことになってしまいました。

■手順の説明

さて。
今回も前回の説明図を使用して、説明します。

この機器が、メモリカードをセットしたあとにスイッチを押すものとします。

普通に描くと、以下のようになります。

矢印説明図3

イマイチ格好悪いですね。

しかし、手順の番号をテキストとして入れたりすると、その説明の分だけ画面のスペースがとられてしまうのも事実です。

「このままでいい」という考え方もできます。
一応これで説明は全部入っています。ですから、説明としては責められることはありません。

ですが……「プロの取説屋」としてはこれでは納得がいきません。
こんなものでお金を頂くわけにはいかないと考えます。

ではどうしようか。ということで考え、工夫します。

■工夫の方法は無限

まず、この図が分かりにくいのはなぜかと考えました。

  • 矢印が全然目立っていない。
  • 手順の番号が見えない。

これではわかりにくいのは当然です。しかし、矢印を大きくするとテキストのスペースが圧迫されてしまうし、テキストを大きくしても効果は薄い……

そこで、いろいろ考えた結果として、できた解決方法が次の図です。

矢印説明図4

実際にはカードと矢印の位置関係なども少し調整していますが、基本的には矢印を大きくして、その中に画像として数字を入れ込むという方法を取りました。

逆に言えば「番号が入るだけ矢印を大きくした」とも言えます。

また、細かいことですが、1の番号は矢印の方向に合わせて斜めにするといった処理を加えています。これが、真っすぐだと大変な違和感を感じてしまうのです。

ここでは、サンプルを用いて描いているのであっさりとできたように見えますが、実際にはどうしようかという工夫を細かく積み重ねていったものです。

最後に、一番最初のイラストと、最終のイラストの比較図を掲載しておきます。
ただのイラストのようにみえても、実は細かいノウハウを詰め込んで、見やすくなるように工夫しているのです。

矢印比較図

マニュアル(取扱説明書)制作の専門家 取説屋:石井ライティング事務所


【わかりやすいマニュアルの作り方】第128回 説明図のマーキング

2011年4月18日 月曜日

余震が続きますね。早く収まることを望むばかりです。

さて。
今回は、説明図のマーキングについて書きます。
で、そのマーキングというのは何かということですが、前回の記事のこれです。

さて、もう一つのスイッチの方ですが、こちらには丸囲いがつけられています。

good_allow

上のスイッチのところですね。

■マーキングとは

マーキングとはマークをつけることです。前回の矢印もそうですし、丸を付けたり、★を付けたり色を付けるなんてことをする場合もあります。

もうひとつの丸囲いの使い方としては、ボタンの位置を示しその横に拡大上図をつけるといった使い方もできます。

こんな感じですね。

marker1

これくらい簡単なものであれば、通常の場合拡大などは必要ありませんが、図が複雑であればあるほど、こういった拡大図の使い方などはとても重要になってきます。

マニュアルを作る人間は、テキストの順番だけでなく、図でどう見せるかも同時に頭の中で考えなければいけないということです。
自分のような個人営業の場合、図をどのように見せるか考え、目的にあった写真を撮り、それを線画に起こし、矢印やマーカーを加え、見やすいように線の太さなどを調整します。

必要であれば図の中に吹き出しもつけますし、手順番号をつけることもあります。

全体のプロデュースと、見やすさの企画、これが取扱説明書の図の作り方の肝だと言えると思います。

マニュアル(取扱説明書)制作の専門家 取説屋:石井ライティング事務所


【わかりやすいマニュアルの作り方】第127回 説明図の矢印

2011年4月14日 木曜日

東京でも桜が咲きました。
いろいろなことがありますが、季節は巡ってきます。やはり暖かくなってくるとうれしいものです。

さて。
今回は、説明図の矢印について書きます。

■説明図の矢印とは

以下の図は、製品にメモリカードをセットし、スイッチを押すところを示したものです。

なお、この製品は実際には存在しないものです。

no_allow

まぁ、ありがちの図ですね。
説明図としては、まあこれだけではわからないことはないのですが、普通はここにカードを入れ、このスイッチを押すといった矢印をつけます。
こんな感じですね。

bad_allow

これに引き出し先でスイッチおよびメモリカードスロットを書き加えればとりあえずできあがりといったところでしょうか。

多少わかりやすくなったとは思いますが、これでは、取説屋の商品としては失格です。

なぜかというと、カードスロットの位置やボタンの位置がわかるものの、どこをどうしたらいいのかちっとも分からないからです。

■矢印は説明図の補助

では、弊社であれば実際にどのように矢印をつけるか、実例で描いてみます。

good_allow

「なんだ、ちょっと太くしただけじゃないか」と思われるかもしれません。
まぁ、この程度であればそのとおりだ、とも言えるのですが…

カードの方は、カードの挿入位置と挿入方向を示しています。
そして、スロットの位置を目立つようにして、矢印のフチドリを白にすることで、製品本体と矢印がまぎれるのを防いでいます。
もちろんこれがカラー画像であれば、矢印だけを赤にするといったことも考えられます。

ちなみに余談ですが、こういった矢印は水平または垂直のものを作って、回転とシアーを組み合わせて斜めにして作成します。意外と流用が効かないので毎回作り直すことになっています。

さて、もう一つのスイッチの方ですが、こちらには丸囲いがつけられています。
これもある意味、説明のために注意を引くための、ツールです。
単純に矢印をつけるだけでなく、こういった工夫が必要になってくる場合もあります。

丸囲いをした場合、画面のほかの場所に拡大図をつけるといったこともできるわけです。

もうすこし、この話題は次回更新に続きます。

マニュアル(取扱説明書)制作の専門家 取説屋:石井ライティング事務所


【わかりやすいマニュアルの作り方】第120回 読んでもらうには見掛けも重要 その3

2011年2月1日 火曜日

もうすぐ立春です。今日をすぎれば寒気団もすこし遠ざかり、過ごしやすくなってくるかもしれません。

さて、今回は引き続いて見掛けと読みやすさについての話をします。

■見出しを設定しよう

以前、この連載でも、見出しの重要性について書いたことがあります。
しかしその時は、主に見出しの文書における構造的な役割について書いていました。
見出しのツリー構造は、取扱説明書全体の構造をひいては見渡しやすさを決定しますから、内容的には間違いありませんし、いまでも内容には自信がありますが、今回は違う話です。

■1つの文章は見出しの下に3~4行まで

見出しの後には、本文が続きます。本文の内容は、この見出しのように3~4行ぐらいまでとします。1行の長さは、版型によって異なりますが15~35文字程度。これが3~4行で1ブロックを構成します。

これは、ぱっと見たときに、あまり視線を移動させずに文字を読み取ることができる範囲です。
たとえば横に60文字もあったり、縦に20行も続いていたら、そのブロックの内容を一回で把握することは困難になります。
こうした場合は、ブロックを分割して、新しい見出しをつけることを考えます。

小説の場合は、もっと長い場合もよくあります。そうした方がイメージを伝えられるからです。
しかし取扱説明書は、実用品です。
正しい内容を、誤解されないように伝える必要があります。

内容が正しくても、読んだ人に誤解されてしまって、正しく伝わっていない。これでは取扱説明書の意味がありません。

■見出しと本文に差をつける

以上のようにして見出しと本文を書いていきます。
そして出来上がった文書の中で、見出しをはっきりと目立つようにすることが必要です。
現在のワープロでは、テンプレートを使用して見出しを段落単位で設定すると、適切な書式を設定してくれるものもあります。こういったものをうまく活用すべきです。
しかし会社の書式がある場合など、そういったテンプレートを使えない場合は、自分で見出しの書式を設定しなければいけません。

ここは、デザインについて詳しく語る場ではありません。ですから、詳しいことは割愛しますが、見出しと本文が、紛らわしいような書式設定は論外だということを覚えておいてください。

見出しは見出しとして目立ってこそ、意味があるのです。

マニュアル(取扱説明書)制作の専門家 取説屋:石井ライティング事務所


【わかりやすいマニュアルの作り方】第119回 読んでもらうには見掛けも重要 その2

2011年1月25日 火曜日

すっかりお正月気分もぬけ、いよいよ新しい年の仕事へと気合を入れ直しているところです。
いままでは「取説屋にはどうやって依頼するの?」とか「いくらかかるのかわかりにくい」といったことに対応ができていないことに気がついたので、サイトのほうにも少しずつですがまた手を入れていく予定です。

■見せ方をととのえる

さて、本題です。
と書いたところでもう少しだけ続けます。

本サイト(マニュアル(取扱説明書)制作の専門家 取説屋:石井ライティング事務所)についてです。
以前は、サイトを全部自分作っていました。デザインは適当なテンプレートで、アイコンなどの画像はWebや素材集でやはりいい加減に見繕って配置していました。
それでも、最初は自信がありました。なぜなら私はライターであり、書く文章の内容はプロの書くテキストだったからです。

しかし、これは結果的にうまくいきませんでした。
当然のことで、読者のことを考えていないため読みにくく、そもそも読んでもらえなかったためです。
しかし、最終的にそれらのテキストは細々とサルベージして、現在のサイトの中に組み込み、読んでいただいているようです。

ですから、見せ方にはしっかりと整える必要があるわけです。

■取扱説明書の図について

本題に入る前に、以下の3種類の図を見てください。

ScrewPhoto ScrewPhotoKirinuki ScrewIllusrt
写真 写真キリヌキ 線画イラスト

これらは、左の元画像から作成したものです。

■取扱説明書で写真を使う

今回は、取扱説明書で写真を使う場合の話をします。

一般的に「とりあえず取扱説明書を作ってみよう」という初心者の方はそのまま写真を張り込んで、よしとする場合があります。

はっきり言いますが、これでは駄目です。

写真は大変に情報量が多いものです。本ブログは写真のブログではないので、詳細なことは書きませんが、写真は光の方向・明るさ・レンズ・絞りなどのさまざまな情報をもっています。
また、背景が四角く残り、たとえその背景が白やグレーの無地であったとしても、結構気になるものです。
写真を撮影した人がプロの写真家で、商品を中心とするというコンセプトの上で、それなりのスタジオで撮影したものならそれで良いかもしれませんが、実際には背景やメッキの表面に余計なものが映り込んでいたりします。
これらは、説明しようとする製品について必要な情報ではなく、雑音(ノイズ)に他なりません。

次に、写真から製品だけをキリヌキ加工をした場合を考えてみます。
この処理はフォトショップなどのソフトを使えば、比較的容易にできるようになりました。
写真から製品だけをキリヌキ加工した場合は、背景はなくなるため、かなり見やすくなります。
これが不要な情報を削減するということです。

■取扱説明書にはなぜ線画を使うのか?

弊社で作成する取扱説明書は、ほとんどの場合、説明図はほとんど線画を使用しています。
線画を使用するメリットは、すでに写真のところで書いたことと重複しますが「線画は情報量が少ない」ことです。

線画には、ライティングも陰影もありません。そのかわりに製品の色を見せることはできませんが。

その分、「説明したいことに集中して見てもらう」ことができるようになるのです。

もうひとつの理由は「線画は加工が容易」ということがあげられます。
上の3つの図を見ていただきたいのですが、アダプターネジの写真には「K」の文字が浮き彫りになっています。
この文字は「どのアダプターを接続するか」を見分けるために必要な情報なのですが、写真から見分けるのは難しいです。それに対して、右側の線画では「K」の文字を黒ベタに設定することで、お客様に必要な情報を丁起用できるようになりました。

ただし、デメリットとしては「作成が難しく、手間がかかる」という点があげられます。
一部の修正だけならば線画の方が楽な場合もありますが、悩ましいところです。

簡単に線画のメリットとデメリットをあげさせていただきましたが、弊社ではできるだけ線画の使用をおすすめしています。
もちろん、作図も弊社で゜承っております。

マニュアル(取扱説明書)制作の専門家 取説屋:石井ライティング事務所


【わかりやすいマニュアルの作り方】第118回 読んでもらうには見掛けも重要 その1

2011年1月18日 火曜日

年が明けてから、日増しに寒さが厳しくなってきます。
自分はちょっと駅から遠いところに住んでいるので、自転車やバイクで移動しているので余計に身にしみます。

■読んでもらわないと始まらない

さて。
今回からしばらくは取扱説明書の見掛け-ビジュアル-の話をしようと思います。

筆者は本業はライターで、デザイナーやイラストレーターでもないのですが、編集や作図については長年の業務の中で必要に応じてやってきました。
その中で、ひとつだけ断言できるのは「どんな内容を書いても、読みにくければ読んでもらえることはない」ということです。
どんなに良い内容でも、書き方が論文や訳書の報告書と同じだったりしたら、読み始める前にうんざりして放り出してしまうと思いませんか。

■最初は文字組の話から

筆者はライターなので、まずは自分の得意なテキスト作成の見栄えについてから入ることにしましょう。

たとえばこのブログですが、文字のブロックが詰まって真っ黒になるような書き方は避けています。

やっていることは以下の通りです。

  • 適当なところで改行する。
  • 必要に応じて段落を変える。
  • 見出しを入れる。

やっていることはこれだけですが、意識してやるかやらないかで見え方は大きく異なってきます。

漢字の比率などにも、ほぼ無意識にですが注意を払っています。漢字が多くなると、信頼性が高く見えるのですが、同時に難しいという印象を与えてしまいます。
このあたりをどうやって調整するかということは、正解はありません。
数をこなして、この媒体-メディアにはこれくらいということを掴むしか方法はないように思います。

また、こういったブログや掲示板といった1行の文字数をコントロールできない媒体以外では、行頭に1文字を残さないとか、ページ先頭に1行だけの段落を作らないといった細かい制御を必ず行っています。

こういったことが「読みやすい」テキストに、ひいては「読みやすい取扱説明書」につながっていくのです。

この話は次回の更新に続きます。