つからなかったから良いのだが。
その間、メインPCが使えない（正確には低速）のでちょっと困った。
考えてみればノートPCを使えば良いのだな…
今日一日がんばりましょう。
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2017年07月27日 ウイルススキャン
2017年7月27日 木曜日
2017年02月22日 ちょっと不調…
2017年2月22日 水曜日2016年12月8日 今年一番の冷え込み
2016年12月8日 木曜日おはようございます。
今年一番の冷え込みの朝です。道理で寒いはずですね。
外に出たら冷え込んでいました。
PCの修理も出して、HDDからSSDに換装、スピードアップに
ちょっと期待。今日一日がんばりましょう。
【わかりやすいマニュアルの作り方】第210回 文章の校閲について
2013年12月19日 木曜日最近は早起きをすようにしているのですが、６時すぐに起きるとまだ夜が明けていないということがあり、「ああー、もうちょっと」と悲しい思いを感じることもあります。
おまけに朝は酷く冷えますし、今朝にいたっては、雪の降るのではないかというほどでした。
■原稿をチェックする
さて。本題です。
こうやって取説屋なんかをやっていると、ときどき自社の取説を改善することへの相談を受けることがあるのですが、そのうちに文章の統一とかいった相談が含まれている場合があります。
簡単に言うと、全角半角の混在(123と１２３)、入力ミスや誤変換といった、あきらかな間違いおよび「かな漢字」のルールの不統一という、ある意味「機械的」でテクニカルなチェックが必要ということです。
大部の取扱説明書…といっても32ページくらいとなると、意外と面倒で、キチッとやるのは難しいところがあります。特に、こういった作業が発生するのは制作の最終段階近くで、「原稿がそろった」ところでのチェックを行いたいとなると、「締め切り直前」にみんなが詰まっているところで「細かいチェック」をしなければならないことになります。
また、もうひとつ「自分の原稿は自分ではチェックしにくい」ということも私の所にあったりもします。
そういうときはどうしたらよいか。
ヒントはもう書きましたが「機械的」な作業であれば、目の前のマシンにやらせれば良いのです。
■Microsoft Wordでチェックする
ワードは…あまりこういう作業は得意でないけれど…
それでも、入力と誤変換(ワード上ではスペルミスといいます)と文書校正機能をオンにしておけば、まずは明らかな間違いは指摘してくれます。また、ワードでは「文法の間違い」も指摘してくれますが、残念ながらこれだけで業務に使うにはちょっと…です。
上にも書きましたが、「全角半角の混在」とか「かな漢字のルールの不統一」といったことは論理的には間違いではないからです。
■Just Right!を使う
「では何を？」というと…商品名になりますが、MSのワードも商品名ですし。
一太郎、あるいはその校正機能だけを取り出した「Just Right!」を使用しています。
一太郎というと、それこそPC-9801が全盛だった時代に同様に全盛だったワープロソフトですが、このソフトウェアは日本製で、日本のことばにあった作りをしているという点では、非常によくできていると自分は判断しています。
もっとも、「Just Right!」は業務ソフトですから、価格は決して安い訳ではありません。四万以上はする、と。
しかし、ライターを３日ほど拘束してしまえば、その人件費だけでソフト一本分のコストは回収可能です。ソフトウェアが使用可能なのは、取扱説明書一本だけではなく、複数の文書に対して使用可能ですから、コストの回収はライティング業務を行っている会社もしくは部署であれば容易であろうと考えられます。
なんだかまるでジャストシステムの宣伝をしているみたいですね。自分でも、ライティングにはそれなりのコストを掛ける方法をとっていると自覚しているので、否定しがたいところはありますが…
■入力の話
余計な話ですが、実は私は入力にATOKを使っています。PC98時代から使っているという理由もありますが、実際この方が使いやすいと考えています。ただし、現在の日本語入力IMEは高性能になっているので、標準IMEでも困らない高い性能を持っていると思います。もうこのあたりになると趣味の段階かもしれませんね。
テキスト入力の話はまだまだ書きたいことがありますが、今日のブログの長さとしてはこのあたりでと言うことで。
【わかりやすいマニュアルの作り方】第209回 ドキュメンテーションの技術
2013年12月13日 金曜日こんにちは、だんだん寒くなってきましたね、年末が近づく分しかたが無いかもしれませんね。
さて、前回(第208回)、以下のように書きました。
＞私は他社の制作した取扱説明書を貶めたい思っているのではありません。
＞単純に取扱説明書の作り方をトレーニングしてるところが「ない」と説明しているだけなのです。
説明が抜けましたけれども、これは教育機関がないという意味ではありません。
「統一的なドキュメンテーションに関する技術体系が日本国内ではまだ成立していない」ということについて述べようと思ったのです。
言い換えれば「大学で教えているところがないじゃないか」ということです。
そして、「愛」がどこにあるかという話を…
■「文化系」か「理科系」か？
では、まず基本の基本の質問です。
このドキュメンテーションという技術は、一般的に言うところの、「文化系」にあたる技術なのでしょうか？
それとも「理科系」の技術でしょうか？
「ドキュメンテーションスキル」と、webで検索しても、まずIT系の技術がヒットします。
実際に、ものを作りその動作についての説明をする、このドキュメンテーションという作業は、そのものを設計した人、作った人が一番最初に行えるというのは間違いの無いところです。
そのためにこのスキルは技術系のスキルとして認識されているようです。
■説明のスキル
でも実際の所はどうでしょうか。
「説明のスキル」というのは、一般には営業のスキルだと考えられています。
まぁそんなところでしょう。あまりこういうことは書きたくないのですが、エンジニアをやっている理科系の人たちの中には「私は文章なんかを書くのは嫌いだからエンジニアをやっているんだ。」と言う人たちがいるのは間違いありません。
そういう人たちにとっては、文章をわかりやすく書くと言う作業自体が、そもそもめんどくさくてやりたくないことをなのです。
こういった理由で、エンジニアの書くドキュメントの質はなかなか改善されません。当然ですよね。文章を書くこと自体が好きではないからです。
■テクニカルな側面
ではもう一つ、文系の人間がライターとして始めて、テクニカルドキュメンテーションを手がけた場合高い品質のものができるでしょうか？
はいその通りです。こちらもあまり期待できません。
なぜでしょうか。これは困った話ではありますが、文系の人間はその製品のテクニカルな側面について、あまり「愛を持っていない」からなのです。
製品に対する愛が少ないために、製品に関するドキュメンテーションも愛が少なくなってしまい…その結果、あまり高い品質のものでは無くなってしまうと言う問題が発生するのです。
困った話です。
■その上に…
さらに、この上に「わかりやすい」という特性を付けるためには、デザインとして見やすいものである必要もあるのです。
そしてデザインに関しては、また、製品のテクニカルな側面・文章の技術ともことなる上、それを理解したうえでテキストを作成しないとわかりやすい説明というのは、できあがらないのです。
マニュアル制作というのは、「マルチな」技術を持った人間が向いているものです。
単独の技術を深く追求するタイプの人間が、エンジニアリング的な技術の追求や、美しい文章の制作といった方向だけに向かってしまった場合には、「取扱説明書」という形では良い結果が得られるわけではないのです。
もう一つ面倒なことを言うと、取扱説明書はメーカーとお客様の間をつなぐ数少ない文書です。そしてその結果として、「法律的」な側面も持たされていると言うことです。
■テクニカルドキュメンテーションのスキル
人に技術のことを伝える「テクニカルドキュメンテーション技術」、これは大学などでも、教えろ方の先生が、複数の技術に対して愛を持っていなければならないので、教えられる人は少ないと思います。
したがってテクニカルドキュメンテーション講座、すなわちマニュアルの原稿を作るための講座といった講座はあまり実施されているところが多くないと思われます。
では、どうやってクオリティを高めていけば良いのでしょうか。ここがポイントですね。
と、あとにネタをひいておきます。
【わかりやすいマニュアルの作り方】 第28回 準備の詳細は？ その5
2009年2月10日 火曜日28回目です。
前２回はインフルエンザのためお休みしてしまいました。申し訳ありません。
使用前の準備「目」レベルの詳細の続きです。
しかし、このあたりは定型だけに読まれている方もイマイチ面白くないように思います。
もっとも、書く方もドキドキするようなことがなくて筆が進みにくいのですが。
さて、ソフトウェアの「インストール」についての続きです。
●インストール(承前)
今回は使用条件の承認入力、プロダクトナンバーなどの入力についてです。
「使用条件の承認」というのは、一般的に「以下の使用条件をお読みください…」とあり、「承認する」ボタンやラジオボタンを選択した後にクリックするといった手続きです。これには様々なバリエーションがあり、たとえば契約条件を最後までスクロールしないと「次へ」ボタンがグレイのまま進めなかったり、「承認する」のラジオボタンを選んだ場合のみ「次へ」ボタンが表示されるものなどがあり、意外とユーザーは戸惑いやすいところのため、注意が必要です。
「プロダクトナンバーなどの入力」は、プロダクトナンバー、プロダクトIDの入力などの場合があります。Windowsやオフィスのセットアップ時に見たことがあるのではないでしょうか。
この入力時の注意としてはソフトによって全角と半角の区別、CAPSロックやカナロックについて注意があります。間違えると登録ができないので、注意書きを添えると良いと思います。
さらに一部のソフトでは入力文字が「****」のようにマスクされるものがあり、こうした場合は上記の注意がとくに必要となります。
続きます。
バックアップを取っていますか？(前編)
2009年1月27日 火曜日実はたった今、インフルエンザA型で熱が下がりきらずにふらふらしている状態です。
ですので、今回はブログの新規作成ができる状態ではないため、手持ちの記事を2回に分けてアップさせていただこうかと思います。
申し訳ない。
■バックアップを取っていますか？
「必要だ」とわかってはいても、何かと業務が多忙だったりしてバックアップを取ってないのが実情の人が多いのではないかと思います。
実は、恥ずかしい話ながらこう書いている自分自身か、つい先日までバックアップを取らずにいて突然PCがクラッシュしてしまって痛い目にあっています。
幸い、HDD内のファイルはほぼ完全にサルベージできたため、実害としては最終的には作業時間だけですみましたが、起動しなくなったPCからHDDを取り外したり、データ復旧ソフトを探して神に祈る気持ちで復旧をかけてみたりと、多大な労力と時間を要しました。
何より、復旧作業の間業務が止まりました。
これにこりて、週に一度はバックアップを取ることにしたのです。
■どうやってバックアップを取りますか？
おそらく、業務上で失われると致命的な影響を受ける会計ソフトについては、データのバックアップ機能が内蔵されていると思います。ですから、会計ソフトのデータについてはここでは述べません。
バックアップには、いろいろな方法があります。
よく雑誌などに紹介されているのは、専用のツールを使用してHDDをまるごとCDやDVDにバックアップを取るものです。
しかし、これは完全なデータの保護を必要とする場合の方法です。完璧なバックアップがとれるかわりに、時間がかかり、バックアップメディア（保存したCDなど）が増えていきます。確かに望ましい方向ですが、手間がかかりすぎて実際にできないのでは意味がありません。
それでは、どのようにしてバックアップを取ればよいでしょうか。
■必要なデータは何ですか？
バックアップを取る際、必要なデータは何かを考えてみます。
パソコンにはOSやオフィスなどのアプリケーションとデータが保存されています。
実際のところ、この中でバックアップが必要なのは「データ」だけです。それも「自分が作成したデータ」だけをバックアップすればよいのです。
それ以外のプログラムなどはパソコンがクラッシュしても、マシンを新しくし、ソフトは再インストールすれば容易に復帰できます。
必要なのは、最新の自分が作ったデータだけなのです。これのコピーを作っておけばよいということになります。
続きます。