Microsoft Wordによるマニュアルの作り方の8回目です。
いやあひどい目に遭いました。
何かというと、社会保険事務所です。詳しいことは個人ブログに書きましたのでこちらには記載しませんが、能率の悪さややる気のなさといった点では、民間ではとても見られないようなひどい仕事ぶりでした。
さて。
前回までの状態でテキストの入力が終わり、文字組も終了しました。
あとは、目次を作成すれば完成です。
・目次の作成
当然ながら、目次は「挿入」メニューから「参照」→「索引と目次」を選び、
「索引と目次」画面の「目次」タブを選択して作成します。
ここで、今までスタイルでの指定した見出し１～見出し３が生きてくるのです。
後で見出しを変更したり、項目を追加した場合もこの作り方が継承されているかぎり、同じ操作で目次を挿入することで、目次を更新できます。
●書式について
追補です。
うちでは以下のように設定しております。
見出し１：章見出しに相当します。
センタリングにして、かなり大きなボールドの文字を使用しています。
使わない場合もあります。
見出し２：項見出しに相当します。
ページの左から右いっぱいに下線または帯をつけ、ゴシック系の太い文字を使用します。多くの場合、この見出しの前で改ページをするように設定してあります。
見出し３：目見出しに相当します。
いわゆる、ページ内の大見出しです。
段落の場合にスペースを作るようにして、ゴシックの太い書体を使用、ただし文字サイズはあまり本文へ大きくないものを使っています。
本文
本文には、９～10ptの明朝系のフォントを使い、インデントを設定します。
このインデントの設定がポイントです。本文が字下げされることで見出しが目立つようになるのです。本文が字下げされていないと、見出しは本文に埋もれてほとんどどこにあるのかわからなくなります。
さて。
いったん「Microsoft Wordによるマニュアルの作り方」はここまでとして、再びマニュアルの構成要素に戻ろうかと思います。
また、お付き合いよろしくお願いします。
Microsoft Wordによるマニュアルの作り方の7回目です。
●使う書式について
前回は書式コピーツールで書式をコピーしていくことで、書式指定していくことを説明しました。
さて、その前に説明することがありました。
テンプレート内で使用する書式です。
これらは基本です。
これらのスタイルの名前を変更するのは好ましくありません。
なぜならば、目次を作成したり、PDFに変換するといった場合など、元からあるスタイルの名称であれば、自動的に目次項目や索引項目に含めてくれたり見出しをしおりに変換してくれたり機能が間違いなく働くからです。
それ以外に必要な書式として、画像、画像キャプション、表組み、注釈、注意、ヒント（Tips）などがあります。
これらは必要に応じて作成して、テンプレートに保存しておくとよいでしょう。
かならずしも全部作る必要はありません。
これらのスタイルは、基本的に本文をベースとして文字サイズやフォントを変えたり、段落設定の行送りを、固定から1行に変更（画像を行内に入れる場合）します。
これらについても、必ずスタイルを設定してコピーして操作することが大切です。
なぜならば、個別の設定した場合には、後で変更するときに、1つのスタイルを変更するだけではすまず、変更漏れなどが残る可能性がとても高くなるためです。
続きます。
Microsoft Wordによるマニュアルの作り方の6回目です。
今回は、いかに上手に手を抜くかについての続きです。
こんな単純作業はコンピューターにやらせて、人間は内容をこそきっちり作り込むのがよいのです。そのためのコンピューターですから。
●アウトラインモード（承前）
前回説明をしなかった、アウトラインモードでの見出しレベルの設定の方法です。
アウトラインモードに切り替えるとすぐにわかりますが、「アウトラインツールバー」が表示されます。
段落を選択してから、アウトラインツールバーを利用して左右に動かすことで、見出しレベルの設定ができます。
すると結果として、文書の構造が論理構造によって表示されるため、見渡しやすくなります。
「この文章をここにあるべきではない。」「この文章は別の場所に入れるべき」といったことがわかりやすくなります。
また、細かいことですが、見出しに約物（■●◎▼など）をつける場合も（段落設定でも同じ事ができますが…）特定の見出しレベル以上（見出しレベル２以上など）を表示させて、次々と入力していくといったことができるようになります。
ということで、アウトラインモードでの書式設定が終了した、ということにします。
これで「見出し」は設定終了です。
その他に、「画像」「表テキスト」「列挙」（リスト）など、文章内で必要なスタイルを設定していきます。
とはいえ、ここもまた、段落を選んでスタイルを選ぶなんて面倒くさいことはやりません。
手間は掛けない。
ということで、１つの段落に設定したら、他の段落には「段落書式のコピー」（ハケのアイコン）で設定してやればよいのです。
続きます。
Microsoft Wordによるマニュアルの作り方の5回目です。
今回は、いかに上手に手を抜くかについてです。
手を抜くための準備は徹底的にあります、この部分には手を抜いてはいけません。
●スタイルを作成
前回のテンプレート作成でも書きましたが、必要な書式は「すべて」スタイルとしておきます。
個別の段落書式の指定は基本的にしてはいけません。
さて。
テンプレートができて、「最初はベタ打ち」で文書を作成し終わったら、ここで初めて書式を指定します。
「なんだか面倒臭いなあ」と思うかもしれません。確かにこのやり方はまわりくどく感じます。
しかし、１～数ページの短い文書ならともかく、数十ページの長い文書だと、こちらの方法のほうがはるかに効率的なのです。
さて。
●書式の指定
書式を指定するにはどうするか。書式のスタイルを段落に指定する？
いいえ、違います。
発想を転換して、編集モードを「アウトラインモード」に切り替えます。
操作は「表示」→「アウトライン」です。
ほとんどの人は使ったことがないモードだと思います。
アウトラインモードで、「見出し」をHTMLでh1、h2…を指定するのと同じ感覚で指定していきます。
数十ページ程度の文書でも、一時間かからずに指定が終わると思います。
見出しの指定が終わったら、「印刷レイアウト」モードの表示に戻します。
これで、書式の指定の半分ぐらいはもうすでに終わった状態となっています。
続きます。
Microsoft Wordによるマニュアルの作り方も4回目になります。
だんだん核心に近づいてきました。
さて、前回のような文字組みの基本ができたとして、これを、長いマニュアルのページに対していちいち書式指定をしていっては、手間がかかって仕方がありません。
ということでこういった作業を自動化しています。
●テンプレートを作成
当然のことですが、マニュアル作成に使う文書は全部テンプレートを使用しています。
こうすることで、ヘッダやフッタの抜けを防げますし、見出しや本文の書式も自動的に統一されるからです。
既存の文書を改善する場合も、テンプレートを適用してから、画像のある部分以外のすべての書式を解除してから作業を開始します。
基本は「最初はベタ打ち」です。
ワープロは部所作成用のソフトです。レイアウトソフトではないのですから、その機能を存分に生かしてやらなければ、「楽に美しい」文書を作ることは出来ません、。
さて、各段落に書式を指定する方法ですが…
今回はここまで、次回に続きます。
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