「取説屋：石井ライティング事務所」の代表兼テクニカルライター改めマニュアルディレクターのブログ

【わかりやすいマニュアルの作り方】　第32回　 Microsoft Wordで社内マニュアルを見やすくするには 3

●文字レイアウト

元のワープロ文書のレイアウトを見やすくするために、次のような工夫をしています。

レベルによって見出しに差を付ける

元文書では見出しと本文の違いが小さく、見出しが余り目立ちませんでした。
また、大見出しと中見出しも違いが少なく、見出しのレベルを誤解したりするおそれがありました。
そこで、大見出しを反転としたり、フォントを変えて、本文と文字サイズであきらかな違いを付けるなど、見出しをわかりやすくしました。

本文の文字サイズと行間・字下げ

本文の文字サイズが必要以上に大きかったのを小さくし、行間も空きすぎていたのを直しました。
また、本文を見出しにくらべて字下げすることで、1行の文字数を多すぎないようにコントロールし、同時に見出しを目立たせるようにしています。

ヘッダやフッタを活用する

ヘッダに文書のタイトルとページ数／総ページ数を入れています。
こういったスタイル指定した文書をテンプレートとして利用しています。

リスト

メモする内容について、本文内に列挙されていたものをリストに直しました。

【わかりやすいマニュアルの作り方】　第31回　 Microsoft Wordで社内マニュアルを見やすくするには 2

前回の続きです。

■見やすさのポイント

同じ内容の文書でも、見せ方が違うだけでこれだけ「わかりやすさ」が違ってきます。
ここでは弊社が前のページの元の文書(左)を修正するときに注意したポイントについて説明します。

●テキスト(文章)

「内容を簡潔に示した見出し」と「見出しに対応した本文」を簡潔に書きます。
本文の書き方

「見出し」の直後にはその項目の概要を書き、詳細に進むというように、内容を把握しやすくするように住めています。
また、元の文章は３つ見出しだけが続いて、本文がその後に続くといった部分があるため、それぞれを見出しに対応するように文章を分割しています。

「見出し」の付け方

「○○機能」のような体言止めと、「○○しましょう」といった動作を主体とした書き方の2種類を混ぜて使うことがないようにします。

【わかりやすいマニュアルの作り方】　第30回　 Microsoft Wordで社内マニュアルを見やすくするには 1

前回まで同じネタが続いて、書く方も飽きてきたので、今回からしばらく趣向を変えた話をしてみようと思います。
さて、今回は画像でＷｏｒｄの業務マニュアルのサンプルです。

電話応対マニュアル原文

電話応対マニュアルリライト済み

ほとんどの方が最初の文書のようなものを作っていらっしゃるのではないでしょうか。

今回は、これがどうやると下のようになるのかの説明をします。上の文書から下の文書にするには、ちょっとしたコツとルールを覚えるだけです。
いつでも誰でも見やすいレイアウトの文書が常に自動的に作れるようになります。

文字組について

というわけで、最初の一回は「文字組」についてです。
見やすさの秘密は「文字組」を変えたことにあるからです。
次回から詳細について説明します。