「取説屋：石井ライティング事務所」の代表兼テクニカルライターのブログ 本家サイト http://torisetuya.com

【わかりやすいマニュアルの作り方】第169回機能の多い製品の取扱説明書

先日まで寒いと思っていたら、もう暑く感じるようになってきました。
季節の移り変わりは早いものです。

■取り扱い説明書として共通部分

さて、今回はタイトルの通り多機能製品の取り扱い説明書についてです。今回は、電化製品について書きます。

多機能製品の典型例はなんといっても携帯電話です。スマートフォンになって更に機能が増えて、とうとうメーカーではすべてのソフトウェアの取扱説明書を、紙で提供するのを諦めてしまっているところすらあります。

また、さまざまな製品が多機能化を進めているため、電化製品のほとんどは、むしろ、多機能製品ばかり、といったほうが正しい状態になっています。

しかし、多機能な製品であっても、ごく一部の、ソーラーで動く製品を除けばほとんどの製品は電池のセット、充電、あるいは電源を接続して動かすことが必要です。
そうすると、充電する、電池を装着する、あるいは電源を接続するといった操作は(電化製品の場合)必ず必要となります。

さらに、「メインスイッチをオフにする」操作についても必ず説明が必要です。この点についてはサーバーやルーターなど特殊な用途の機器については一部例外がありますが、むしろそういった機器の方が、万一の時の、電源を掘りする手順、もしくはすべてをリセットする手順が、大変重要な場合があります。

そして、これらの機能は電化製品である以上、基本的で、かつ、最も大切な機能だといえるのです。
したがって、この部分だけ別冊にしたり、別立ての章を設けてでも、誤解を生じないように、分かりやすく説明する必要があるのです。

■多機能部分の取り扱い説明書

それに対して、通信や録画といった機能は非常に数が多くあります。
こうした場合に、それぞれの機能を平等に並べてしまうと、とても使いにくい取扱説明書になります。
たとえば極端なことを言うと、電話をかける機能と、ゲームをプレイする機能が同じレベルで記述されていたらどうでしょう。言うまでもなく、論外だと思います。

当然、それぞれの機能には重みをつけて、「この機能は大きく扱う」「これとこれとこの機能はひとつにまとめて●●機能の下にまとめよう」といったことを決めなければなりません。

最初に機能の多い電化製品の例として携帯電話をあげましたが、機能の多いのは携帯電話には限りません。例えば電子レンジや、炊飯器、ホームベーカリーなどの取扱説明書を見ても非常に機能が多くなっていることは明らかです。一部のデザイン性を高める目的であえて機能を絞った製品以外は、ほとんんどがデジタルによる制御ができるようになった分、多機能化していることは間違いないでしょう。

さて、こういった多機能部分というのは、それぞれの機能の重要性はあまり高くないのが普通です。

もともとあった機能を温度制御したり、ソフトウェアを動かすことによって機能を追加しています。つまりこのソフトウェアで制御される部分については、すべて同じ重さとして並列的(パラレル)にレベルを下げて列記してやれば済みます。

それに対して先ほど書いた、電気部分の基本的なところやメンテナンスなどにかかわるところはシーケンシャルに作業を行わなければならない部分です。書き方の根本が異なっているのです。

こういったところどうやって見分けるか、またその結果をどのように取扱説明書に反映させるかといったことは、制作者の経験と腕次第ということになってきますが…

少なくとも機能があるからといって、それぞれの機能の重さは同じではないということです。

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【わかりやすいマニュアルの作り方】第166回趣味の取扱説明書作成

本当に温かくなりました。
先日まではオートバイでちょっと出かけようと思ったらオーバーパンツを履かなければならなかったところが、今ではすっかりＧパン一枚で出掛けられるようになりました。
少し残念なことに桜も散り始めてしまいましたが、その代わりといっては、なんですがいろいろな花が咲き始めています。

■趣味の取扱説明書作成

今回はちょっと変わったことを書きます。
いつも、弊社では業務として取扱説明書を作成しています。
ですが同時に、私自身は古くからのパソコンマニアであり、新しいソフトなどが、大好きなのです。

先日、私は新しくアンドロイド携帯を入手しました。
まぁ、いまごろという感じではありますが、もちろん業務でアンドロイドのソフトウエアの取扱説明書を作成するということもありますが、それ以上にモバイルギアやW-Zero3などを買っていたPDAマニアの血が騒いだというのが正直なところです。

さて、そのスマートフォンのあるアプリの使い方を探したのですが見つけることができませんでした。
そのアプリはもともと外国で作成されたものです。といっても書かれているのは英文なのでヘルプを読むことはそう難しくなくできました。
英文を文字起こしして、翻訳すればいいのです。英文に慣れている人なら、なんということもないほどの作業です。実際、三十分程度の作業でした。
翻訳するのが得意でないならば、Google翻訳などを使っても構いません。べつに、クライアントがいて、用語の定義について詳しくチェックされるわけではありませんから。

■テクニカルライティングと編集

さて、ではその翻訳した結果をそのまま取扱説明書として使えるかというと…
実はまったく使えません。

今回翻訳までは本当に短い時間でできました。
しかし、その後にできあがったテキストを「手順の説明」として、レイアウトして、取扱説明書として読めるような文章にリライトするのに同じだけ、もしくはそれ以上の時間がかかりました。

ではどうして、レイアウトとリライトに時間がかかるのでしょうか。
答えは掲載されているメディアの違いと、文化の違いの2つです。
レイアウトを変更しなければならないのは、スマートフォンの画面上のポップアップメッセージをブログで読めるようなテキストの形に変えなければならないことが理由です。
印刷物の方が、よりきちんとレイアウトされた形にはなっていますが、ブログでもある程度きちんとしたレイアウトを組まないと、読みにくくなります。
英文と日本語が混在していたら、読者は読む気をなくします。
読んでもらえないと、そもそも書いた意味がありません。読んでもらうためにはきちんとレイアウトをする必要があるのです。

■文化の違いとは

それでは文化の違いというのはどういうことでしょうか。
画面上の英文と、空を説明する日本語では、全く構造が違います。
最も簡単な例を挙げてみます。
英文 ： “Press OK , and start download”
直訳 ： OKを押すと、ダウンロードが始まります。

これでも意味は通じます。社内向けの文書ならそれでいいかもしれません。
ですが、取扱説明書の文章だと以下のようになります。

翻訳 ： 「OK」ボタンをタップすると、ダウンロードを開始します。

どうして文章がこのように変化するかについては、「取説屋」の秘伝ノウハウ部分でもありますから詳しくは説明しませんが、「ボタンを操作する人」と「ダウンロードを行うマシン」の2つの主語がまぎらわしくならないような日本語にする必要がある、ということだけは書いておきます。
さらに、翻訳だけではどうにも寂しいとして、先頭に手順のまとめを描き加えたりしました。
こういった処理をほどこしていたら、軽く考えていた趣味の取扱説明書制作が以外と手間を食ってしまったのでした。

まぁ、今回は半分趣味の話ですが、弊社・取説屋はどんな仕事をするのかというサンプルを見たい人は、以下をごらんください。

MapDrpodの地図データ ダウンロードの方法 覚え書き

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【わかりやすいマニュアルの作り方】第159回取扱説明書の対象について

ようやく少しずつ温かみを感じるようになってきました。
まだ春は遠いですが、春の足音が聞こえてくるような気がします。

弊社では、先週はいろいろな所に出かけていました。
今回は、その中でつかんだ新しい考えについて述べさせてもらおうと思います。

■制作する取扱説明書の対象を広げる

弊社では、これまでは主に「一般消費者」(コンシューマー)向けの取扱説明書を扱ってきました。

したがって、制作された結果は「印刷所に納品するとそのまま印刷できる」データであり、「凝ったレイアウトされたキレイなデザイン」の仕上がりでした。

はっきり言うと、格好の良い出来あがりです。

しかし、問題もあります。

格好良くしようとすると当然ながらコストがかかります。分かりやすくするためにはある程度の作業コストは必要ですが、格好良くするためのコストとは別のことです。

簡単に言うと、コストの半分はDTPとデザインとレイアウトに掛かっています。これを切ってしまおうということです。

実を言うと、弊社の利益もこのあたりから捻出させていただいたりすることもあるので、これは経営的にはかなりの冒険でもあるのですが…。それでも、この仕事には絶対に意味があると私自身が確信しています。だから、やるのです。

■技術者・作業者・販売者向けの取扱説明書

最終消費者向けの製品を作っていないメーカーやサービスを提供している会社は非常に数多くあります。実際のところ、最終消費者向けでないメーカーやサービスを提供している会社の方が数が多いのではないかと考えています。

営業に行くとよく言われるセリフがあります。

「うちでは消費者向けの製品は作っていないから、取扱説明書は必要ないんですよ」

そうでしょうか。

自分は「技術者・作業者・販売者向けの取扱説明書」のできが、いまひとつのために、作業が滞ったり問い合わせが多くなったりしている例を数多く見ています。

作業マニュアルはきちっと作られている方が良いに決まっています。あえて言えばきちっとできていない作業マニュアルはタダのゴミです。

自分はきちんとした取扱説明書を作成する技術を持っています。それは構成であったり、編集であったり、、最低限のレイアウトの知識であったりしますが、それは極小のハンダ付けをしたり、バフがけで平面に磨いたりすることと同じように、身につけようとするとどうしても時間がかかるものです。

極小のハンダ付けをしたり、バフがけで平面に磨いたりする作業が必要になったらどうしますか？社内の事務員にやらせたり、エンジニアさんにちょっと練習させてやらせますか？
まさか。当然、外注しますね。

取扱説明書制作も一緒です。「きちんとしたわかりやすい取扱説明書」を制作するには、技術が必要です。

「技術者・作業者・販売者向けの取扱説明書」をわかりやすく作り直して、公開してみませんか？

弊社では、現在「技術者・作業者・販売者向けの取扱説明書」の価格体系や作り方を検討しています。少なくとも現状の最終消費者向けの取扱説明書に比べれば大幅に低コストでできると思われます。

もちろん、コストを削っただけではなく、お使いになるお客様にもメリットがある方式、具体的には最終的に納品するデータがDTP用のIllustratorやIndesignといった、操作に専門的な知識が必要なデータではなく、一般的なWordのデータと公開用のPDFのセットなどにする(その分は弊社でもＤＴＰ作業がなくなってコストが低下します)といったことを考えております。

詳しく仕様が決まったらまた、こちらでお知らせさせていただきます。

よろしくお願いします。

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【わかりやすいマニュアルの作り方】第156回広告コピーと取扱説明書の違い

本格的に寒いです。
外の天気もどんよりとしているため、お日様が入らなくてちっとも部屋が温まりません。

さて今回から、通常のスタイルに復帰です。
タイトルの通り、取扱説明書の作り方にもどっていきます。

■広告デザイナーと取扱説明書屋

取扱説明書を作成しようと考えている人で、広告代理店やデザイン事務所に依頼すればできるだろうと考えている人もいると思います。
しかし、デザイン会社に依頼する前に、一度、そこが広告を主な仕事にしているところではないかを確認してから依頼した方が良いと思います。
なぜなら、取扱説明書に必要なテクニカルライティングと、広告のコピーライティングはまったく異なったことだからです。
テクニカルライターとコピーライターはどちらも製品について文章を書く職業であり、いずれもその道のプロフェッショナルです。しかし、向いている方向はまるで違うのです。

• 取扱説明書は「購入したユーザー」向けの「技術文書」です。
• 広告コピーや商品パッケージは「購入前」向けの「宣伝文書」です。

対象とする読者の想定が異なります。そして、目的も異なります。
たとえば、広告には製品の欠点は記載されませんが、取扱説明書の場合「危険」「やってはいけないこと」として欠点も記載されます。

つまり、方向性が全く異なっています。これはどちらかが優れているとか、良い悪いのはなしではありません。
こういった理由から、宣伝コピーと取扱説明書の両方を作れる人はまずいません。

■取扱説明書屋の目指す方向

それでは、取扱説明書とコピーライティングの方向が違うことを理解したら、次にどうしたら良いのでしょう。

そうすると、「ぜひとも弊社に」と宣伝をしたいところではありますが、そうはいってもいろいろ事情があるでしょうから、とりあえず取扱説明書は取扱説明書で専門の制作を行っているところを探した方がよいでしょうというアドバイスになります。

そして、メーカーの方は是非とも「自社で」取扱説明書を作るようにしていただきたいと思います。

これは弊社の仕事が増えるかもということも無いわけではありませんが、それよりも、マジメにメリットがあるからです。

以下にメリットを挙げてみます。

• 製品を販売会社や卸に売り込むときに、取扱説明書を渡せばすむ。
• 販売用のパンフではないので、メリットデメリットを含めて説明できる。
  （メリットだけでは信用されないこともあります）
• 販売会社が取扱説明書を作る必要がなくなる（コストダウン）。
• 販売会社が顧客に説明するのも容易になる。
• 販売会社へ問い合わせがあったときに取扱説明書を見て回答できれば、更にそれがメーカーまで回ってこないですむ。
• カタログの文言を考えるのが楽になる。
• 販社にとっては保証書以外に責任の所在が書かれた文書が点くことになる。、

販売寄りのことを書いていますが、自分はメーカーさんはこういうポリシーであってほしいと考えます。

良い商品を作り、それを正直に説明して売る。

もちろん、販売部門まで持っている大メーカーさんは「売る」ための方法も駆使するのが当然ですが、そうでなければ「売る」ことについてはプロである販売会社を信用して良いと思います。お互いに得意なところを分担する。

そして、その製品に必要な取扱説明書について、お手伝いができれば良いなぁ、と思っているのです。

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【わかりやすいマニュアルの作り方】第155回エディトリアルデザインの話

もう年末です。
あっという間に、年の終わりが来てしまいました。このブログも細々ながら155回、読んでいただいている方には、感謝にたえません、また来年もよろしくお願いします。

さすがに、新年の更新はお休みさせて頂きます。

■エディトリアルデザインの話

今回は取扱説明書のデザインの話です。
取扱説明書のデザインと、広告・宣伝・広報のデザインは目的が違います。
したがって、同じ考えで作ってはいけません。

デザインというと、目立つもの、綺麗なもの、かっこいいものを作ることがイメージされますが、デザインは目的にしたがって作られるものです。
自分は基本的に製品の特性を調べ、それを記述すること・説明することを本業としている「テクニカルライター」であり、デザイナーではありません。
実際のところ、カッコいいものを作りたければ、躊躇無くデザイナーに依頼しますし、その方が良い結果が得られることは分かっています。
しかし、文章全体を構成する編集という技術の中には、文章全体の論理的な構成を作成し、それを見やすいように並べるといった技術も含まれています。エディトリアルデザインというものです。
さてそこで考えることですが、見やすいとキレイというのは必ずしも同じではないということです。もちろん、優秀なデザイナーがデザインすると両方を満足することは可能ですが、一般的なデザインを業務としていない素人の社員が行った場合を考えています。

自分がデザインの教育を受けたわけではありませんが、ソフトウェアの必勝本などを作った実務経験から指定紙の書き方などを実務で覚えさせられました。

■デザインの要件

では、エディトリアルデザインで要求される内容の簡単な例をあげてみます。

• 内容が論理的なブロックで分かれるところは、視覚的にもブロックとして認識できるように、分けるのが望ましい
• 説明本体の流れとは別だが、その場所に置いておいた方が良い説明はコラム形式にして近くに置く。

難しいことではないと思います。むしろここを読んでいらっしゃる方としては「なんだごく普通のことじゃないか。」と思われるかもしれません。そうです、それで正しいのです。

ですが、実際に業務マニュアルを作成しようとすると、ソフトに準備された機能に引きずられてしまうということがよくあります。

特にMicrosoftWordなどを使って政策をしていると、意識的に避けようとしていない限り「ぎっちぎち」に詰めたものを作ってしまう傾向があります。
ソフトウェアがもともとビジネス文書を作成するためにできているので、一般ユーザー向けの文書を作成するときは、いくつかの設定を変更しなければならないのですが、そんなやり方はどこにも書いてありません。

上の要件を満たすための見出しの作り方や、コラムの作り方は機能としてはWordの中に用意されています。しかし、それは使い方を知っていないとそこにアクセスすることはできません。

たとえば、人が一目で見ることができる1行の文字数はどれだけか、1行の行間はどの程度にするのが適正かといったことは制作を始める前に知っておくべきことです。
そしてそのために、ページ数が多くなったり、思ったより改ページが多くなって白っぽい取扱説明書になったからといって、きっちりと詰めた文書にすべきではありません。

優先すべきなのは使う人にとっての、読みやすさなのです。

前にも書きましたが取扱説明書は、製品を扱うために必要な「お客様に説明する」部品です。
部品であれば「使いやすく作る」のは当然だと思うでしょう。取扱説明書も使いやすくなければならないのです。

色を使わないとダサく思うかもしれません。

見出しがデカくてバカみたいだと思うかもしれません。しかし、人間にはある程度以上の差がないと見出しと本文を見分けることは難しかったりするのです。

１ページの情報量が少ないと思うかもしれません。

こういったことを上司から言われるかもしれませんが、それでも取扱説明書はお客様のために作っているということを忘れないでください。

少なくとも弊社ではそう考えて取扱説明書を制作しております。

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【わかりやすいマニュアルの作り方】第153回　お金の話

寒くなってきましたね。本当に冬だと感じます。

もっとも、もう師走も1/3を過ぎているのですから、本当はそんなにのんびりしたことは言っていられないのですが……

■コスト-お金-手間の話

今回は、お金の話です。
実は、うちはページ単価で12000円くらいから頂いております。
正直もうちょっとと頂きたい案件もありますが、この時期無理は申し上げられません。
さて。
なんでそんなに高いんだと思われた方に、説明させていただきます。

ものすごく簡単に書くと、ほとんどが人件費-手間賃と言い換えても良いです-です。

仕様書をそのまま書き下して終わりであれば、それこそ社内の技術者に「書き直して」で終わるかもしれません。

しかし私達の持っているのは単なるリライトの技術ではありません。

ちょっと思いつく限り列挙してみましょう。

• 商品を実際にテストして「お客様の使いやすい全体の構成」を作成します。
• 図のイメージを考えて商品の写真を撮り、それを元に線画を書き起こします。
• 安全上の注意や警告の内容を考えます。
• 安全上の注意や警告を操作説明の文を読むのに邪魔にならないように、なおかつ誤解が生じるおそれがないように明瞭に記載します。
• 製造または販売の責任者を明記します。
• 特に購入後最初に行わなければならないこと(開梱、初期設定、設置、導入など)があれば別立てにして手順を説明します。
• 操作方法を手順に従って記載します。
• テキストの内容にあうように線画を調整し、必要な矢印やマークなどを描き加えます。
• テキストや画像の材料が揃ったら、それらを本・パンフレットとして読めるようにきちっとかたちにDTP(組版)を行います。
• 全体の読み直しと校正を行います。

これだけのことを行います。もちろん、場合によって行わないものもあるかもしれませんが。

■開発者の誇り

そして、これらの作業はほぼすべて自動化が難しいものです。自分たちはできるだけの自動化を心がけてはいますが、それでも難しいと言わなければなりません。
なぜならば、この手順は「開発」の手順の一種だからです。

取扱説明書は製品の部品の一つです。したがって、取扱説明書を制作するということは、製品の一部を制作することに他ならないわけであり、それはつまり「開発」の手順になります。

商品開発はどんなものであれ、単純作業ではありません。

弊社では「どんな商品」を「誰」が「どのように」使うのかをきちっと聞き取り調査を行った上で、それに見合うような取扱説明書を制作します。

それが弊社のポリシーでもある「良い商品によい取扱説明書を提供します」ということだと考えています。

そして、それゆえに、人件費-コストがかかってしまうことになるのです。

これについては申し訳ないと思います。ですが、弊社では「なんでも良いから安くやってくれ」ではなく「良い取扱説明書が欲しい」とおっしゃるお客様と仕事をしたいと考えております。

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【わかりやすいマニュアルの作り方】第152回取扱説明書の責任

本格的に寒くなってきました。近所の公園の紅葉もすっかり色づいてきました、

常に季節をひとつ先取りしている「オートバイ乗り」にとっては、もうほとんど真冬の寒さです。もっとも、常にという訳ではなく、コースで全力走行をしている場合はこの気温でも汗をかいているわけですが。

さて。本題です。今回はちょっと大上段に構えたテーマを扱ってみます。

■取扱説明書って何？

このブログは「わかりやすい取扱説明書」について書いています。

ということは「わかりやすいって何でしょうか？」ということが問題になるわけです。この問題は何度書いても書ききれない話で、ある意味「幸せって何でしょう」という問題に似ています。

技術的にはこの件はいくらでも書くことができます。というか、実際150回近いこのプログではえんえん書いています。

ともあれ、取扱説明書は商品に欠かせない「部品」です。
では、なぜ欠かせないのでしょうか？エンジニアさんは「取扱説明書の要らない商品」を一所懸命に作ろうとしています。それでもなお必要な理由とは何でしょうか。

弊社では、取扱説明書には責任と「この製品は○○である。」「この製品の責任者は●●である」という宣言が必要だから、と考えています。
極論を言えば、(場合にもよりますが)操作説明はなくても良いとすら考えています。

たとえば、とても使いやすい単機能のナイフであるとしましょう。

ナイフの使い方を説明するべきでしょうか？
切る、突き刺す、それから道具としてこじったりする方法を説明すべきでしょうか？

テクニカルライターである自分が考えても、必要ないと思います。ですが、使い方以外の内容が必要だと感じるのです。

■取扱説明書の「使い方」以外のこと

良いナイフを買ったことのある人は、ご存じのことだと思いますが、良いナイフには必ずといってもいいほど「メーカーの歴史」や「ポリシー」が書かれたものが入っています。

良いナイフであればあるほど「このナイフはハンティング用です」「このナイフはツールナイフです」「このナイフはフィッシングナイフです」と用途が宣言されています。
もちろん、ユーザーからすれば、見ただけでわかることは言うまでもないにもかかわらず、です。

そして、「長く使うためのお手入れの方法」と「破損時の対処方法」などと、メーカーの名前・連絡先などが誇りを持って書かれています。

これが取扱説明書だと弊社では考えています。

どんなに簡単な道具でも、良くできていても、時間がすぎると壊れます。手入れをしないとダメになっていきます。

それらに対して「作った」もしくは「売った」ことに対する責任を表明する、それが取扱説明書の「使い方の説明」以外の部分なのです。製品に対する誇りの小さな表明です。

弊社ではそんな考えで取扱説明書を作っています。

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【わかりやすいマニュアルの作り方】第152回よくあるレイアウトについて続き

今回は、前回の続きです。

ここではよくある例を挙げてみます。見出しは以下のように設定されているとします。
■大見出し ●中見出し ◆小見出し

前回提示したよくある例は以下の通りです。
■設定
●初期設定
小見出しは略
●機能設定
◆画面設定
◆サウンド設定
◆操作設定
◆通信設定
◆セキュリティ設定

それに対して、弊社の修正提案の内容は以下の通りです。
■初期設定
小見出しは略
■機能設定
●機能設定の入り方
●画面設定
●サウンド設定
●操作設定
●通信設定
●セキュリティ設定

実際のところ、上のような例はとても数多く見られます。
では上の例ではどこが問題なのかについて説明していきます。

最初から答えを書いてしまうと、機能設定以下のレベルの見出しが、レベルが低すぎるということです。

レベルが低過ぎるとどのようなことになるかというと、デザインにもよりますが、読者はレベル３以下の、見出しのブロックをそれぞれ「別のもの」とは認識しません。
そういう意図とで作っているなら良いのですが、「設定」という製品の仕様に縛られて取扱説明書の内容をそのまま作ったのであれば、読者は混乱することになります。

もちろん、この例はわざわざそのように書いたのですが、同じ「設定」の項目であるからといって「セキュリティ」と「サウンド」を同時に、まぁせいぜいのところ続けて設定したいと考える人がどれだけいるでしょうか。
自分はそういった人はごく少数だと考えています。
「セキュリティ」の設定をするときは、「セキュリティ」だけを。
「サウンド」の設定をするときは「サウンド」だけを。
それぞれ設定すると思うのです。

「サウンド」の設定と一緒に「画面」を設定するかもしれないし、「セキュリティ」の設定と「通信」の設定は一緒に行うことはよくあります。しかし、それでもページ単位で独立していた方が探しやすくなることは間違いありません。必要であればそれぞれの参照ページをつけておけばすみます。弊社ではむしろそういういった作り方を推奨しています。

■取扱説明書制作は理念

取扱説明書は製品に付属している製品を、分かりやすく使うための部品です。
ページを切り詰めることよりも、お客様が機能を使おうと思ったときに使いやすくする。製品を構成する部品にコストダウンを優先して安いものを使って、製品が使いにくくなる。それでは製品全体の評価を落としてしまいます。
それと同じことです。

わかりやすく使えなければ、取扱説明書は存在の価値がありません。
機械、製品の仕様に従って取扱説明書を作るのは間違いではありませんが、より良い作り方があります。
お客様の使い方を考えて、それにしたがって取扱説明書を制作するべきです。
弊社では、このような理念に基づいて取扱説明書を制作しております。
良い製品を提供して、お客様に喜んで頂きたいメーカー・販売会社の皆様、弊社の取扱説明書を試してみませんか？

弊社では、福祉用品・生活雑貨・電子デバイス・機械設備等々、さまざまなジャンルの取扱説明書を承っております。

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【わかりやすいマニュアルの作り方】第148回今年やった仕事

先週は申し訳ありませんでした。さすがに体調を崩してしまってはどうしようもありません。

先週は二度も、都立産業技術研究センターに行ったりと、なかなか忙しい一週間でしたが、途中でちょっとダウンしてしまうのは予想外でした。

まあそんなこと以外に、普段の足に使っている原付二種をスクーターからギア付きに買い替えることにしました。妻が免許を取ったという理由も大きいのですが、なによりギア付きがないと練習一つもできず寂しいのです。

さて。

本題に入ります。

■今年やってきた仕事

メインはIT関連。通信・マルチメディアから、デバイス・ソフト関連まで、なんでもござれ。さらに、説明図だけの仕事、杖、浄水器と広い範囲でやっています。

わかるとは思いますが、取扱説明書って商品であれば何にでも必要なんです。
まぁ、魚だの肉だの野菜だのといった生鮮食料品や本当の最小限のネジのような部品は除きますが。

特に今、中国や東南アジアから雑貨や電気製品を輸入して販売することがあると思います。しかし、ほとんどの場合コストの関係からか、それらにはろくな取扱説明書がついていません。

そんな商品、単価も高くないし、お客様だって輸入品だってわかっているから大丈夫だよと思ってはいませんか？

とんでもない間違いです。

そんな商品、誰が信用してくれるというのでしょう。

■何だって商品自身が説明すべき

いま、ここを見ていらっしゃるのでしたら、ここのサイトを作っている人間にメールして、3～5万も出せば、ベトナム語や中国語のペラを日本語の法規に則った、わかりやすい、きちんと連絡先も書いてあるペラに作り替えることができる、ということはお分かりのことと思います（あー、ベトナム語の翻訳はつけてくださいさすがにそのままでは読めません）。

実際のところ先ほど説明したような各種の商品についても、「作れる」という確信はあって制作の依頼をお受けしていますが、一番最初にやることは常に、「その商品を使う人がどのようにして使うか」という取材であることは変わりありません。

その商品を、誰がどのようにして使う、それをイメージできるようにならないと、使い方の説明はうまくできません。それは説明を紙に落とし込んだ取扱説明書でも当然同じことになります。

その説明書、ぱっと見てイメージが伝わらない、よく読めば書いてあるけれども、では絶対にお客様は読んでくれません。そしてわからないままに、サポートへ電話をしてくるのです。当然ながら内容を理解していませんから、問い合わせの内容も割ととんちんかんになります。営業やサポートの手間が、大変食われるわけです。

お客様側から見ると「何これわかりにくい説明書」ということで、いきなりマイナス印象です。すぐに使えない、お客様にとっても不幸です。

弊社は、特にジャンルを限っていません。

取扱説明書というと、何となく電気製品や動力を使う製品のように感じますが、そんなことはありません。

どんなジャンルでも、操作するところ・動く物があるのであれば、弊社は喜んで取扱説明書を、お作りしますどうぞ、お気軽にご相談ください。

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【わかりやすいマニュアルの作り方】第146回手順について

完全に秋めいて参りました。

そろそろ夏の服で朝や夕方に出かけると肌寒く感じるほどです。

あんなに熱くてかなわなかった夏ですが、過ぎてしまうとちょっと寂しいものです。

さて。

■手順について

取扱説明書を書いていると、手順で説明する場合が、大変多くあります。むしろ手順でない場合の方が少ないほどです。

しかしこの手順というものが、実際にはその通りでない場合ということがしばしばあります。

手順A → 手順B→ 手順Cのように書いてある場合、実際には手順A と手順Bはどちらを先にやってもよく、順番を問わない、といった場合があります。

例えばネットワークの設定などで、端末とルーターなどをそれぞれ設定しなければならない場合など、実際にはどちらからやっても問題はない場合があります。

しかし、取扱説明書を制作する立場としては、手順で書いた方がわかりやすいと考えています。

上記のように、手順をＡからＣの順に行う場合は、手順を一つ抜かすと言うことは考えがたいからです。

それに対し、以下のように書いてあったらどうでしょうか。

以下の手順をすべて行ってください。

• 手順A
• 手順B
• 手順C

自分がこういう書き方をほとんどしたことがないのですが、まず間違いなく、手順のひとつを落としたり、抜かしたりといったことで設定ができないといったことが起きると思います。

■依存関係がないリファレンス

上に書いたように、操作の順番に依存関係がない場合でも手順として書く場合があります。

ただしそれは、導入マニュアルや、設置の手順書といった、非専門家向けの「確実に設定できること」わ目的に書いた取扱説明書になります。

これに対し、リファレンスマニュアルといわれる形式のものでは、それぞれの設定方法を個別に書きます。

そのかわり、設定できる詳細な内容がすべてリストされて表形式で説明されている場合もあります。

設定によっては、各設定内容が互いに影響を与える場合があっても、それらは読み手の知識によって補完されることを前提として書かれます。

なぜそのようになるかというと、それぞれの依存関係について詳細に記述していては、以下バランスマニュアルのような、詳細な説明においては、説明量が膨大になりすぎるためです。

そのためにリファレンス形式のマニュアルは専門家向けとして扱われるわけです。

どちらが優れているというわけではありません。

だれが使う、どのような目的で使う、といったことにより、取扱説明書の形式も選択するものなのです。

弊社では、そのように、考えて取扱説明書を制作しております。

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