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【わかりやすいマニュアルの作り方】第195回 基本の基本を書き忘れる

2013年4月16日 火曜日

やっと温かくなってきましたね。櫻の花は早くに咲いてもう散ってしまいましたが……
さて。ちょっと今回は、今までと違った方向から書いてみようかと思います

今、私は妻に連れられて新しい習い事を始めています。
私のことを知っている人でしたら、武道系のものかと思うかもしれませんが、残念ながら違います。武道系のことでしたらかえって今までやってきた事がベースとなるので始めるのは楽なんだろうと思います。ただしその分、癖となってしまうことが多いように感じますが、それがどういうことなのかを「言葉」にして説明できる貴重な機会が得られましたので、今回はそれについて書こうと思います。

■武道だったら簡単なのに…

本当に武道関連でしたら、それなりに武器をどう扱えばよいか、といったことはなんとか、想像がつきます。
しかし今回習っているのは、動きをきれいにしようという目的を含めて茶道なのです。
まったくわかりません。
実は、最初に立つ時の動作が大きいということで指摘を受けました。
これについては修正済みですが、そもそも立つ時の動作の考え方の基本として「相手を蹴ることができる」という考え方が頭の底にあったわけで、そこから直す必要があるかと思ったわけです。……結局この点に関しては、「考え方」は直さずに「動作」だけでなんとか対応できることがわかりましたが。
これは余談でした。

■できなかった動き

さて、今回できなかった動きというのは、袱紗を「捌く」という動作です。
基本中の基本動作で、1番最初に習うことであり、どう習ったのか。というよりも、先生方などにとっては普通の動作として完全に身に付いているものと思います。

それだけにこれをやったことがない人に説明しようとすると、うまくいかないのです。
簡単に言うと、ふくさという布の右端の角から左端の角に向かって、左指で引いて持ち換えるといった程度のことのですが、これを習った通りにやろうとすると、右手の指がつりそうになる。
先生はどうして指がつりそうになるのか理解ができず、「緊張でもしているのか?」と聞かれたほどでした。

何回かやってみて、容易にできる場合と、指がつりそうになってできない場合があるということがわかってきました。
そうすると自分は普段から身体を使って考えることをする人間ですから、できる場合とできない場合とで何か違いがあるに違いないという風に考えました。
そうして、なんとかやってみながら、妻にも同じ動作をやってもらいました。
ごく自然に、袱紗の上の辺を平らに…水平に持っていました。
あまりにも当たり前のことなので、「捌く」ときには上の辺を水平に持つということは説明するのことを抜かしてしまったようです。

その結果として、自分の動作では左の角がかなり下がっていたようなのです。上辺が水平を保てていない。
左の角が下がると、右側の余っている布の部分は当然重力に従って真下に下がりますから、本来あるべき位置よりも遠くなります。遠くなったものを無理矢理捕まえようとするので指がつりそうになる。これが私に起こっていたことでした。
正直なところ説明する方がアホらしいと思われるようなミスです。
しかし不思議なことに、これを指摘されなかったのです。というか見ていても分からなかったようなのです。
なぜかというと非常に簡単な話で「そんな事はあり得るはずがない」と思っていたから、でしょう。ありえないことだからそんなことを注意する必要が無いのは、といった思考だと思います。

■たとえば炊飯器では

私たち取扱説明書を作っている人間もこれに近いことをやるおそれがあります。
例えば炊飯器の説明書を書くとして、
1.電源をつなぐ
2.研ぎ終わった米の入った内釜をセットする。
3.メインスイッチを入れる
といった手順を書いた場合に、じつは「炊飯器の蓋を閉める」といった説明が抜けている可能性があるのです。
別に難しい説明ではありません。むしろそうするのは当たり前だろうと思う程度の、操作です。

■アプリの標準的操作

炊飯器では実感がないかもしれません。しかし例えば今流行っている、Androidのアプリケーションなどでは「標準的操作」は誰でもわかっているモノとして、説明がされていない場合があります。
実際テクニカルライターといった。かなり技術には強いと思われる仕事をしているような自分でも、しばらくわからなかったりしたことがあります。
ここではそのアプリケーションに対する批判がブログの趣旨ではないので詳しい事は書きませんが、そのアプリケーション1つだけの問題とは思えませんでした。
今書いている取扱説明書「あたりまえ」の内容の記載が抜けていることがないかもう一度チェックしてみませんか。


【わかりやすいマニュアルの作り方】第165回イラストは線画で作る

2012年4月10日 火曜日

いよいよ春本番になってきました。

こちらの語録ではなく、個人サイトの方に記事を書いたのですが、ちょっとした距離のツーリングにも行ってきました。横須賀の海はきれいでした。

仕事の方としても、いよいよ期が改まり、新しい仕事になっていくところですね。

■イラストを線画で描く

今回は、取扱説明書につけるイラストの話です。

弊社では取扱説明書につけるイラストは、人に見せるためのビジュアルではなく、説明の一部だと考えています。

以前にもこちらに書きましたように、弊社ではイラストにはモノクロ二値の線画を使用しています。

つまり、美しいカラー写真や、かっこよく色を使用したイラストではなく、いちばんシンプルな線だけの絵を使っているのです。見やすさとわかりやすさを優先した結果です。

また、状態によっては、本体に描かれているマークや商標などを省略することもありますし、実際よりもマークや、凸凹な道、目立つようにはっきりと描き直す場合もあります。

もうちょっと現場の人にわかりやすい書き方をすると、イラストレーターで線画を使って描いて、グラデーションなどは一切使っていません。

この線画は見やすいということはもちろんありますが、拡大縮小が自在で、ボケずに常にシャープだというメリットがあります。

■制作上でもメリット

実は、イラストを線画で描くことは制作上でもメリットがあります。

なお、「制作」というのはこの場合には印刷工程のことを指しています。

まず、とても大切なことには、このモノクロ二値のタイプのイラストは、まず印刷できないということがありません。また色ズレやボケが発生するということもありません。

ことんなこと自分には関係ない…と思うかもしれませんが、これらのことはとっても大切です。最終工程まで行って、印刷できないからイラスト全部作り直し、なんてことが起きたらスケジュールはどうなるんだろうと思うとゾッとします。

■ワードで作る取扱説明書

最近は、弊社では「ワードで作る」マニュアルというものも作っています。

これは、DTP系のアドビのソフトを使用せず、ワードによる簡易DTPだけで取扱説明書を作るというものです。DTP(組版)のコスト分だけ少し安くできることと、校正が少し楽だというのがメリットです。ただいま、実験的に作っています。

とはいえ、イラストに関してはやっぱり同様の方法でしっかり作り込みますので、イラストの点数が多くなるとやはり値段が高くなってしまうという欠点があるのですが。

このあたりの、Illustratorで画像を作ってワードに張り込むといったあたりの手順については、珍しいことをやっているわけではないので省略します。

ただ、この方法で取扱説明書を作ってみると、ワードには吹き出しなどがあって便利だなぁと思うことはあります。
このため、他のIllustratorでも使えるように、吹き出しのEPS画像を作成してしまいました。

また、説明図のイラストには、今述べた吹き出し以外に、矢印(細いもの・太いもの・上下左右に向いたもの・ひねったリ曲がったりいるもの・片方向に双方向と多種多様なものが使われます)や引き出し線が使われます。

また、こういった記号や線の後ろにちょっとだけ白い縁をつけてあげて見易くする、といった工夫も行っています。

もちろん、こんな細かい手法については説明していませんが、何気なく見てもちょっとは見易くなっているはずです。

今回はちょっとまとまりのない話になってしまいましたが、このあたりでということに。

マニュアル(取扱説明書)制作の専門家 取説屋:石井ライティング事務所


【わかりやすいマニュアルの作り方】 第37回  Microsoft Wordで社内マニュアルを見やすくするには 8

2009年4月15日 水曜日

Microsoft Wordによるマニュアルの作り方の8回目です。

いやあひどい目に遭いました。
何かというと、社会保険事務所です。詳しいことは個人ブログに書きましたのでこちらには記載しませんが、能率の悪さややる気のなさといった点では、民間ではとても見られないようなひどい仕事ぶりでした。

さて。
前回までの状態でテキストの入力が終わり、文字組も終了しました。
あとは、目次を作成すれば完成です。

・目次の作成

当然ながら、目次は「挿入」メニューから「参照」→「索引と目次」を選び、
「索引と目次」画面の「目次」タブを選択して作成します。
ここで、今までスタイルでの指定した見出し1~見出し3が生きてくるのです。
後で見出しを変更したり、項目を追加した場合もこの作り方が継承されているかぎり、同じ操作で目次を挿入することで、目次を更新できます。

●書式について

追補です。
うちでは以下のように設定しております。
見出し1:章見出しに相当します。
センタリングにして、かなり大きなボールドの文字を使用しています。
使わない場合もあります。
見出し2:項見出しに相当します。
ページの左から右いっぱいに下線または帯をつけ、ゴシック系の太い文字を使用します。多くの場合、この見出しの前で改ページをするように設定してあります。
見出し3:目見出しに相当します。
いわゆる、ページ内の大見出しです。
段落の場合にスペースを作るようにして、ゴシックの太い書体を使用、ただし文字サイズはあまり本文へ大きくないものを使っています。
本文
本文には、9~10ptの明朝系のフォントを使い、インデントを設定します。
このインデントの設定がポイントです。本文が字下げされることで見出しが目立つようになるのです。本文が字下げされていないと、見出しは本文に埋もれてほとんどどこにあるのかわからなくなります。
さて。
いったん「Microsoft Wordによるマニュアルの作り方」はここまでとして、再びマニュアルの構成要素に戻ろうかと思います。
また、お付き合いよろしくお願いします。


【わかりやすいマニュアルの作り方】 第36回  Microsoft Wordで社内マニュアルを見やすくするには 7

2009年4月7日 火曜日

Microsoft Wordによるマニュアルの作り方の7回目です。

●使う書式について

前回は書式コピーツールで書式をコピーしていくことで、書式指定していくことを説明しました。
さて、その前に説明することがありました。
テンプレート内で使用する書式です。

  • 見出し1
  • 見出し2
  • 見出し3
  • 見出し4
  • 本文

これらは基本です。
これらのスタイルの名前を変更するのは好ましくありません。
なぜならば、目次を作成したり、PDFに変換するといった場合など、元からあるスタイルの名称であれば、自動的に目次項目や索引項目に含めてくれたり見出しをしおりに変換してくれたり機能が間違いなく働くからです。

それ以外に必要な書式として、画像、画像キャプション、表組み、注釈、注意、ヒント(Tips)などがあります。
これらは必要に応じて作成して、テンプレートに保存しておくとよいでしょう。

かならずしも全部作る必要はありません。
これらのスタイルは、基本的に本文をベースとして文字サイズやフォントを変えたり、段落設定の行送りを、固定から1行に変更(画像を行内に入れる場合)します。
これらについても、必ずスタイルを設定してコピーして操作することが大切です。
なぜならば、個別の設定した場合には、後で変更するときに、1つのスタイルを変更するだけではすまず、変更漏れなどが残る可能性がとても高くなるためです。

続きます。


【わかりやすいマニュアルの作り方】 第35回  Microsoft Wordで社内マニュアルを見やすくするには 6

2009年3月31日 火曜日

Microsoft Wordによるマニュアルの作り方の6回目です。
今回は、いかに上手に手を抜くかについての続きです。
こんな単純作業はコンピューターにやらせて、人間は内容をこそきっちり作り込むのがよいのです。そのためのコンピューターですから。

●アウトラインモード(承前)

前回説明をしなかった、アウトラインモードでの見出しレベルの設定の方法です。

アウトラインモードに切り替えるとすぐにわかりますが、「アウトラインツールバー」が表示されます。
段落を選択してから、アウトラインツールバーを利用して左右に動かすことで、見出しレベルの設定ができます。
すると結果として、文書の構造が論理構造によって表示されるため、見渡しやすくなります。

「この文章をここにあるべきではない。」「この文章は別の場所に入れるべき」といったことがわかりやすくなります。
また、細かいことですが、見出しに約物(■●◎▼など)をつける場合も(段落設定でも同じ事ができますが…)特定の見出しレベル以上(見出しレベル2以上など)を表示させて、次々と入力していくといったことができるようになります。
ということで、アウトラインモードでの書式設定が終了した、ということにします。

これで「見出し」は設定終了です。
その他に、「画像」「表テキスト」「列挙」(リスト)など、文章内で必要なスタイルを設定していきます。
とはいえ、ここもまた、段落を選んでスタイルを選ぶなんて面倒くさいことはやりません。

手間は掛けない。

ということで、1つの段落に設定したら、他の段落には「段落書式のコピー」(ハケのアイコン)で設定してやればよいのです。

続きます。


【わかりやすいマニュアルの作り方】 第34回  Microsoft Wordで社内マニュアルを見やすくするには 5

2009年3月25日 水曜日

Microsoft Wordによるマニュアルの作り方の5回目です。
今回は、いかに上手に手を抜くかについてです。
手を抜くための準備は徹底的にあります、この部分には手を抜いてはいけません。

●スタイルを作成

前回のテンプレート作成でも書きましたが、必要な書式は「すべて」スタイルとしておきます。
個別の段落書式の指定は基本的にしてはいけません。

さて。
テンプレートができて、「最初はベタ打ち」で文書を作成し終わったら、ここで初めて書式を指定します。
「なんだか面倒臭いなあ」と思うかもしれません。確かにこのやり方はまわりくどく感じます。
しかし、1~数ページの短い文書ならともかく、数十ページの長い文書だと、こちらの方法のほうがはるかに効率的なのです。

さて。

●書式の指定

書式を指定するにはどうするか。書式のスタイルを段落に指定する?
いいえ、違います。

発想を転換して、編集モードを「アウトラインモード」に切り替えます。
操作は「表示」→「アウトライン」です。
ほとんどの人は使ったことがないモードだと思います。

アウトラインモードで、「見出し」をHTMLでh1、h2…を指定するのと同じ感覚で指定していきます。
数十ページ程度の文書でも、一時間かからずに指定が終わると思います。

見出しの指定が終わったら、「印刷レイアウト」モードの表示に戻します。
これで、書式の指定の半分ぐらいはもうすでに終わった状態となっています。

続きます。


【わかりやすいマニュアルの作り方】 第33回  Microsoft Wordで社内マニュアルを見やすくするには 4

2009年3月18日 水曜日

Microsoft Wordによるマニュアルの作り方も4回目になります。
だんだん核心に近づいてきました。

さて、前回のような文字組みの基本ができたとして、これを、長いマニュアルのページに対していちいち書式指定をしていっては、手間がかかって仕方がありません。
ということでこういった作業を自動化しています。

●テンプレートを作成

当然のことですが、マニュアル作成に使う文書は全部テンプレートを使用しています。
こうすることで、ヘッダやフッタの抜けを防げますし、見出しや本文の書式も自動的に統一されるからです。
既存の文書を改善する場合も、テンプレートを適用してから、画像のある部分以外のすべての書式を解除してから作業を開始します。
基本は「最初はベタ打ち」です。
ワープロは部所作成用のソフトです。レイアウトソフトではないのですから、その機能を存分に生かしてやらなければ、「楽に美しい」文書を作ることは出来ません、。
さて、各段落に書式を指定する方法ですが…

今回はここまで、次回に続きます。


【わかりやすいマニュアルの作り方】 第32回  Microsoft Wordで社内マニュアルを見やすくするには 3

2009年3月10日 火曜日

●文字レイアウト

元のワープロ文書のレイアウトを見やすくするために、次のような工夫をしています。

レベルによって見出しに差を付ける

元文書では見出しと本文の違いが小さく、見出しが余り目立ちませんでした。
また、大見出しと中見出しも違いが少なく、見出しのレベルを誤解したりするおそれがありました。
そこで、大見出しを反転としたり、フォントを変えて、本文と文字サイズであきらかな違いを付けるなど、見出しをわかりやすくしました。

本文の文字サイズと行間・字下げ

本文の文字サイズが必要以上に大きかったのを小さくし、行間も空きすぎていたのを直しました。
また、本文を見出しにくらべて字下げすることで、1行の文字数を多すぎないようにコントロールし、同時に見出しを目立たせるようにしています。

ヘッダやフッタを活用する

ヘッダに文書のタイトルとページ数/総ページ数を入れています。
こういったスタイル指定した文書をテンプレートとして利用しています。

リスト

メモする内容について、本文内に列挙されていたものをリストに直しました。


【わかりやすいマニュアルの作り方】 第31回  Microsoft Wordで社内マニュアルを見やすくするには 2

2009年3月4日 水曜日

前回の続きです。

■見やすさのポイント

同じ内容の文書でも、見せ方が違うだけでこれだけ「わかりやすさ」が違ってきます。
ここでは弊社が前のページの元の文書(左)を修正するときに注意したポイントについて説明します。

●テキスト(文章)

「内容を簡潔に示した見出し」と「見出しに対応した本文」を簡潔に書きます。
本文の書き方

「見出し」の直後にはその項目の概要を書き、詳細に進むというように、内容を把握しやすくするように住めています。
また、元の文章は3つ見出しだけが続いて、本文がその後に続くといった部分があるため、それぞれを見出しに対応するように文章を分割しています。

「見出し」の付け方

「○○機能」のような体言止めと、「○○しましょう」といった動作を主体とした書き方の2種類を混ぜて使うことがないようにします。


【わかりやすいマニュアルの作り方】 第30回  Microsoft Wordで社内マニュアルを見やすくするには 1

2009年2月24日 火曜日

前回まで同じネタが続いて、書く方も飽きてきたので、今回からしばらく趣向を変えた話をしてみようと思います。
さて、今回は画像でWordの業務マニュアルのサンプルです。

電話応対マニュアル原文

電話応対マニュアル原文

電話応対マニュアルリライト済み

電話応対マニュアルリライト済み

ほとんどの方が最初の文書のようなものを作っていらっしゃるのではないでしょうか。

今回は、これがどうやると下のようになるのかの説明をします。上の文書から下の文書にするには、ちょっとしたコツとルールを覚えるだけです。
いつでも誰でも見やすいレイアウトの文書が常に自動的に作れるようになります。

文字組について

というわけで、最初の一回は「文字組」についてです。
見やすさの秘密は「文字組」を変えたことにあるからです。
次回から詳細について説明します。