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2017年06月28日 チェックシートボードを自作

2017年6月28日 水曜日

おはようございます。
毎日使うチェックシートのホワイトボードを自作する方法を思いついて、ちょっと便利だったので皆様にご報告します(笑)。

チェックシートは紙に書くのが普通ですが、毎日同じ事では印刷するのももったいない、かといってホワイトボードはタスクを書くと他に使えないし、タスクの変更が難しいのが困るな…と思っていました。

そんな時に目についたのがクリアファイル。これを使えば!

  • タスクは印刷して挟む。タスクの変更が容易。
  • クリアファイルの表面のなめらかさをボードとして使う。もちろん簡単に書いたり消したりできる。

 

WhiteCheckBoard

自作チェックシートホワイトボード

ちょっと便利です。コストも100円以下でできます。

 

写真は右側がクリアファイルの表面にホワイトボードマーカーで書いたものです。
※写真はわざと粗いものを使っています。

以下余談。
金曜日の夜には船に乗るので、もう出かける準備をしています。
島への船旅、しかも二等船室。わくわくしますね。

今日の都内はちょっと天気が悪いみたいですが、今日一日がんばりましょう。


【わかりやすいマニュアルの作り方】第223回 取説屋サイトの『料金体系』をアップ!

2015年1月21日 水曜日

【取説屋サイト】料金説明を修正しました。

イラスト作成費など入っていなかったのをきちんと入れました。

また、サンプルの住所などが古かったのも修正しました。
料金体系

http://torisetuya.com/price/index.html


【わかりやすいマニュアルの作り方】第221回 取取扱説明書の新サンプルをアップ!

2014年9月18日 木曜日

●新サンプルをご提供

弊社で作成した取扱説明書の新サンプルをアップロードしました!
冷・温蔵庫の存在しない機種『CoolHotBox20』の取扱説明書です。

以下のリンクからアクセスしてください。
『CoolHotBox20』の取扱説明書

http://torisetuya.com/service/img/ManualSampleCoolHotBox20.pdf

A4 8ページです。
画像もテキストも全部オリジナルで別の目的に作った物を、さらに画像と必要なテキストを全部差し替えて作ったものです。

弊社では、一般的な業務としてこの程度の取扱説明書を提供しています。

●制作コストについて

コストとしては以下の数字くらいでしょうか。あまり詳細には書けませんが…
◆企画費 20,000円

◆制作費 120,000円 (8ページ×15000円=120,000円)

◆画像制作 30,000円 (6点×5000円=30,000円)
※エンジニアに書かせたら1ヶ月は楽勝でかかると思います。その間、彼は他の仕事ができなくて、ついでに不満になってしまうのです…

これで印刷できるファイルとしてお渡しできるのはもちろん、PDFでもお渡しできるので、サイトにもアップできて、サポートにも使えるようになるわけです。追加料金はかかりますが、HTMLにすることだってできてしまいます。
もちろん、他にもいろいろ提供できるものはあるわけですが、それは折に触れて書いていきます。
とりあえず、サンプルの取扱説明書を見て、「へーえ、こういうのを作る商売があるんだ」と納得してください。


【わかりやすいマニュアルの作り方】第208回 取扱外注のコストとパフォーマンス

2013年12月4日 水曜日

弊社は取扱説明書を制作する「取説屋」です。そのため、といっては何ですが、コストはとても大切です。弊社ではページ数千~一万といった金額を提示していますが、さて、これを外注ではなく社内でやればコストは抑えられるから、という意見は何度か承ったことがありますが、さていかがでしょうか。

■取扱説明書のコスト

先日某所で、雑談として話していたのですが、A4 / 50-60 Page程度の取扱説明書を作成することになった場合に「メーカーの社内で制作したら、いくらくらいかかるものでしょうか?」という話をしました。

そうしたら…軽い気持ちで聞いたこちらが驚くような回答が返ってきました。
「うーん、だいたい百万ですかね」
え? ひ、ひゃくまん?聞き違いかと思いました。その金額!どう考えても、うちで作った場合の二倍近い金額になるではないですか。
「TOPエンジニアが、二人ぐらい一ヶ月近く拘束されるんですよ。それくらいのコストにはなりますよ。」
「開発エンジニアが拘束されるのが嫌な場合には派遣の人を入れますけれども、やはり二ヶ月半ぐらいは頼むことになります。」
これらのコストを計算してみると確かに百万近くなると言うのは間違いが無いところです。別に無理に足し算したと言うことも全くありません。

■できた取扱説明書のパフォーマンス

では、そうしてでき上がった取扱説明書の性能はどのようなものでしょうか。

自分が「取説屋」という職業をやっているから言うわけではありませんが、日本においては、一般人向けの技術的ドキュメンテーション教育は一切行われていません。簡単に言い直すと「取説の作り方は何処でも指導しているところなんか無い」と言うことなのです。これを知ったときは、大変なショックでした。
自分はソフトウェアの開発をやり、出版業界の先輩方に取扱説明書と必勝本(ハンドブックとデータブック)の執筆と編集を学びました。そこで、取扱説明書の内容として書かれる技術と、編集の技術の両方を学ぶことができました。
読者の想定方法なども、このあたりで学んだことです。

したがって、技術的に優秀なエンジニアさんが手がけた場合でも、彼らは、編集やライティングについては、全くトレーニングを受けていません。したがって内容に間違いが無く、技術的にしっかりした内容であっても、一般ユーザーにとっては読みにくいものができあがる可能性がとても高いのです。これは社内のエンジニアさんに限りません。当然派遣の人も同様にトレーニングを受けていないはずです。つまり、あるレベル以上の取扱説明書は、作ることができたとしても、それは「個人の能力」によるもので、安定的に供給することは難しいと言うことを意味します。
私は他社の制作した取扱説明書を貶めたい思っているのではありません。単純に取扱説明書の作り方をトレーニングしてるところが「ない」と説明しているだけなのです。

この件については、次回もつづけたいと思います。

 


【わかりやすいマニュアルの作り方】第194回取説取扱説明書はサポートに必要です

2013年4月9日 火曜日

さて、前回は「ユーザーサポートが必要だ」というコンセプトについて書きました。
老人や子供、組み立てが必要な説明などにはどんなにしてもユーザーサポートが必須である商品というものが存在します。
ユーザーサポートは、「商品の使い方」について説明するものです。
ですから、「この商品をどう使えばいいか」ということが説明できることが必要なわけです。これは、具体的な使い方だけではなくコンセプトといったことも含むということに、ご注意ください。

■コンセプトについて書く
コンセプトというのは商品の目的です。加熱の道具であるとしたら、それは暖房器具であるのか調理器具であるのか、といったことです。
取扱説明書を書いたことがない人から見ると、すごく馬鹿馬鹿しい事のように思われるかもしれません。
ではユーザーサポートの電話の担当者に、聞いてみてください。
「商品の目的がわかってないお客様からの変な電話ってどれくらいあります?」
驚くほどの比率で「変な電話」が含まれているということを教えてくれると思います。例えばキャンプ調理用のワンバーナーを、寒いからテントの中でちょっと暖房用に使うと言ったぐらいのことだったら、使い方として根本的に間違っているいうことは言うまでもなくわかるとしても、ものすごくよくありそうな話だとは思いませんか?
現代は、こんなバカバカしいことでも書いてないといけないと言われる残念な事態になっています。できれば書きたくないことではありますが、法律的にクレームをつけられる(「だって暖房用として使用していけないとは書いてなかった」など)可能性だってあるのです。
別に逃げ口上を書けと言っているわけではありません。当たり前のことでも、目的外使用を禁止するといった事は何かしら書いておかなければならないと言うように、なってきています。でも、禁止事項としてではなく、「この商品は何をするためのものか」というようにお客様に積極的に説明していく、という書き方をした方が良いと思われます。

■使う人のことを考えて書く
前回の終わりに書きましたが、「老人が使う場合」「子供が使う場合」あるいは「技術者が使う場合」といったときには全く異なった書き方をする必要があります。
もちろん、視力のことを考えて、字の大きさをコントロールするといった技術的な話もありますが、それ以上に読む人が、どういう文化的背景を持っているかといったことを考えて書く必要があるのです。
僕の知り合いに、化粧品会社に勤めている人がいます。彼女の説明する化粧水について、僕は説明を聞いてもまったく理解できませんでした。しかし、妻であればおそらく理解できたんだろうと思います。実際そんなに難しい説明して押していたようには聞こえなかったのですが、それでも自分には理解するための文化的背景というか基礎知識が足りなかったので全くわからなかったのです。
これと同じことが、どんな商品でも起こりえます。
そしてわからないとユーザーサポートに電話がかかってくるのです。さらに取扱説明書の内容が悪いと、お客様がその商品で何の操作をしているかといったことが説明できなくなってしまいます。そしてユーザーサポートの手間がさらにかかるようになってしまうのです。
例えば、コンピューターの技術者向けの製品であれば、簡潔に短い文章を使って自律的な説明で書いた方が理解されるでしょう。ただその製品はたとえ同じ製品であってもそのコンセプトが、一般消費者向けであれば全く違う内容で書くべきだということになるのです。
ここが違っていると、目的に全く合わない取扱説明書ができることになります。
ですから取扱説明書を作るときには、誰に向けてどんな商品を作るのかといった取材が必要になってくるのです商品の調査だけでは取扱説明書ができないと言うのはそういう事を指しているのです

今回はこの辺までにしようと思います。


【わかりやすいマニュアルの作り方】第80回 テクニカルライティングの価格 その06

2010年3月17日 水曜日
前回は体調不良で、更新ができなくて申し訳ありませんでした。
ということで今回はまとめに入ります。

最後は人件費…下げられません

さて。
最近、翻訳の方とDTPの方、それぞれとお話しする機会がありました。
どちらの方も、私たちテクニカルライターと同じように、「ネット時代になってから「値段のたたきあいとなって、単価が大幅に下がった」という話になりました。
単純な値段競争をしたら、私たち専門家は素人の人に負けてしまいます。
だからどうやって、専門性をアピールして仕事を取るかといった話になりました。
このシリーズの第2回で書いた「納期厳守」
第3回以降の「品質」
・技術的バックグラウンドと法律や安全に関する知識
・部品としてのテキストの質の良さ
・テキストの再利用性
それぞれ得意なジャンルは、微妙に違っていますが、全員こういったものをもっているプロの人たちです。
しかし、それでも単純な価格差…3割の差が付くならば、私たちにはどうしようもありません…には勝てない場合があります。
でも、私たちはプロです。
このやり方で売っていくしかないのです。
とすると、中間業者(制作会社)をパスして直接取引するか、あるいはマニュアルが普及していないが絶対に必要な業種を探していくことでマーケットを広げていくしかないと考えています。
コストに関する話は、今回で終了です。
次回はちょっと方向を変えてみようかと思います。

【わかりやすいマニュアルの作り方】第79回 テクニカルライティングの価格 その05

2010年3月2日 火曜日

品質とは何かの続き、その2です。

前回は、製品(プロダクツ)の部品としてのテキストの品質について書きました。
テクニカルライターの作っているテキストは、最終消費者の手に直接渡る性質のものではありません。
マニュアルを最終製品としますと、テキストは最上流工程となります。
ですから、後工程のことを考えた製品作り(テキスト執筆)をしなければならない、というのが前回の内容です。

■テキストの再利用

「テキストの再利用なんて簡単じゃないか、適当に過去のファイルを開いてコピー&ペーストすれば一発でしょう。」
その通りです。目的のテキストのあり場所がわかるならば。また、そのファイルが何かの拍子で上書きされていない限り。

●テキストの履歴を取っておく

よくある話で、「ここの原稿は前回の打ち合わせの時の内容に仕様を戻したから…」ということが起こります。
普通にテキストを書いていて、「●●操作説明書原稿」といったファイルを作成して上書きで更新していると、こういうときには、コピー&ペーストする元のテキストが上書きされ、前の原稿はなくなっている…なんてことになるわけです。
実は、自分の経験でもこういったことは結構あり、対策として自分は長い期間のかかるものは日付管理で履歴を取りながら原稿を作成しています。
テキストのサイズはたいしたものではありませんから、毎日ログを取っていても問題ありません。

●内容の検索性

そして、もうひとつテキストを再利用する場合に問題となるのは「あれどこに置いたっけ」です。
もちろん、目的のテキストのフレーズでもわかっているならば、現在ではGoogleデスクトップやGrepといった検索技術で探し出すこともできますが、必ずしもそういった場合だけとは限りません。
ではどうするかというと、インデックスを使用します。
テキスト本体やフォルダにわかりやすいタイトルを付けるのは当然のこととして(これだけで見つけ出すのがぐっと容易になります)、
そして、以前にも何度か書きましたが、Microsoft Wordでテキストを作るときにはアウトライン機能を使って見出しを自動設定していますし、テキストファイルの場合は、■や●といった約物を見出しに設定していますから、これらを手掛かりにジャンプしていったり、アウトラインプロセッサに読み込んで探せばよいわけです。
一度、検査を通ったテキストは、部品としての再利用性があります。
これを利用する人でコストを下げることにつながっていくわけです。

次回の更新ではまとめにしようと思います。


【わかりやすいマニュアルの作り方】第78回 テクニカルライティングの価格 その04

2010年2月24日 水曜日

品質とは何かの続きです。

■取扱説明書の原稿の品質とは(承前)

前回は「技術的バックグラウンド」と「法律や安全に関する知識」の2つを挙げました。今回からはそれ以外の2つについて説明します。

1つめは、「部品としてのテキストの質の良さ」であり、もうひとつは「再利用性の高さ」です。
私たちテクニカルライターはテキストを商品として書くことを要求されています。
それが、こういった面に反映されているのです。

●部品としてのテキストの質の良さ

ここまでのところでは、普通のユーザーさんが読んでも、「ああ、操作説明書の品質ってこんなことだな」と理解できることと思います。

しかし、ここでいう「部品としてのテキスト」というのは、今までのとはフェーズが異なります。

私たちマニュアル屋は、依頼すれば「印刷できるそのままのデータ」を作れると思っていらっしゃるかもしれません。
実際、うちでもそれに近いこと(簡易DTPまで)はやっていますし、そういう側面もあります。

しかし、本質的には私たちテクニカルライターはライターであり、デザインや組版(DTPオペレーション)は本業ではありません。
そのため、これらの業務は外部に委託する場合が多いのですが、問題はこうした場合に関してです。

DTPオペレーターの方が一番よくご存じだと思いますが、「使いにくい原稿」というものがあります。
極端に言うと、文字の左揃えをスペースで加工したり、見出しに色をつけたりしてあるだけで、書式指定すらされていないWordのデータです。

こういったもの渡されると、DTPオペレーターは、原稿をいちいち読み解きながら、オペレーション作業をしなければなりません。
書式指定してあればWordの機能を使って見出しを拾い出したりできるのですが、その話はまた別に。

DTPオペレーターにとっては、元のWord原稿を見ないでそのままテキストだけで組版ができるのが最も効率の良い作業方法です。

ですから、私たちプロのライターは下流工程のことを考えつつ、テキストにタグやマーカーを入れつつ原稿を作成していきます。
簡単なところでは、ここでもやっているように中見出しには■をつけ、小見出しには●をつけるといったルールなども含まれます。

長くなってしまいました。

次回の更新に続きます。


【わかりやすいマニュアルの作り方】第77回 テクニカルライティングの価格 その03

2010年2月16日 火曜日
コストの話の続きです。
今回は品質の話です。

■取扱説明書の原稿の品質とは

では、品質とは何でしょうか?
まず、当然外的な条件、ページ数や文字数が要求仕様にあっていることは最低限でも必要です。
原稿が完成していることとか、明らかな間違い(文法的であったり、タイプミス・変換ミスであったり…これらは実はチェックすることと、ツールを使うことでかなり減らせるのである)といった基本的な要件は満たしていると仮定した上で、の話です。

ここまでキープできていればとりあえずよしとする場合もあります。ですが、それでは、腕の振るいどころがありません。私たちテクニカルライターはプロですから、それなりに品質による差別化を図っているのです。

●技術的バックグラウンド

テクニカルライターは、前述したように技術者ですから、他のジャンルのライターよりも技術的造形があり、それが原稿に反映されます。
ファッションのことを何も知らずにファッション雑誌に書いたら物笑いになるでしょうが、マニュアルの場合は、「書いている人、全然わかってないんじゃないの?」というものが意外と多くあります。

●法律や安全に関する知識

マニュアルを仕事としていますと、自然と知的財産権や安全に関する知識が増えていきます。
そして、それは原稿にも反映されますし、「こういう製品であれば、これも必要」といった内容の追加もできます。
これらは仕様書や資料にはない場合が多いのです。

続きます。


【わかりやすいマニュアルの作り方】第76回 テクニカルライティングの価格 その02

2010年2月9日 火曜日

さて、コストの話の続きです。

■取扱説明書・操作説明書の制作価格の妥当性とは

価格の妥当性は、品質や納期と見合うかどうかによります。

前回、「寝ていた方がマシ」程度の金額で受注する人たちについて、

こんな人たちに依頼した原稿の品質や納期はあてにならないのは言うまでもありません。

と断言しました。

乱暴と思われるかもしれません。

また、該当する人は「そんなことは無い」と思うかもしれません。

ですが。

納期について

まず、納期です。

プロは納期を守ります。守れない人はプロではありません。

なぜなら「納期を守れない人」は仕事を発注する先として、まったく信用がおけないからです。
信用がなければ受注はありません。

そして、プロは自分の信用を看板として仕事をしているのです。「在宅ワークだから」「サイドビジネスだから」という理由で安く受注している人とは背負っている重さがハナからちがいます。

そういう人たちにもきちんと納期を守る責任感のある人も多いです。ただし、比率として、プロの方が納期を守る人が多いです。

私は20代前半、編集者をしていたときに、入稿日に発熱して出社できなかったことがあります。そのときは上司がフォローしてくださったので事なきを得ましたが、後日出社したときに言われました。
「たとえ倒れても入稿日には来なさい。倒れるのは入稿を確認してから。」

私は、その1回の失敗以来、この言葉を守っています。

納期に対する責任はそういうことです。
これが価格に対する対価だと思っています。

続きます。
この件は、取説-マニュアル(操作説明書)とは必ずしも関連しませんね。
次回は品質についてを書こうと思います。
次はきちんとからむと思います。