【わかりやすいマニュアルの作り方】第213回 プリンターの取扱説明書を作成する(2)ページ構成と目次

先週は大雪で大変驚きました。
筆者は二輪車が大好きなのですが、二輪車は雪にだけは弱く、まったく乗れなくなるので困ってしまいます……と思っていたら、しゃれでは住まぬ大雪で地上を走る電車までが次々と止まる、という驚くべき事態となっていました。さすがにかないませんね。

■操作説明書と取扱説明書の違い

さて、本題の「全体の構成」「目次」の書き方というか作り方です。
キーとなるポイントは操作説明書ではなく、取扱説明書だという点です。
この2つがどう違うかというと、以下のようになります。

  • 操作説明書:操作の説明ですから、内容は技術的なことにとどまっています。
  • 取扱説明書:上記に加えて、日常的なこと、法律的なことや、営業的な内容が含まれています。

簡単な例を挙げると、製品に消耗品がある場合を考えてみます。

操作説明書

操作説明書では、消耗品を入れたり、交換するといった操作について書きます。
もちろん、消耗品の品番などは書きますが、それだけです。

取扱説明書

取扱説明書の場合は「製品」の取扱いという観点で書くため、お客様が消耗品をどのようにして、注文して購入するかといったことを考えます。
最後のページ近くに、消耗品のを作ったり、場合によってはサイトに誘導して、購入できるようにするいったことも考えられます。

これが全体のページ構成にも影響してきます。
「ユーザーのことを考えて説明書を作る」というのは、取扱説明書を作る場合にはよく言われることですが、エンジニアだけをやっている。社員に担当させた場合などは、製品については社内でもっとも詳しくても、サービスやサポートあるいはまた別に述べますが、法律的な内容まで含めて書かなければならないということを、一人で担当するのは専門家以外では難しいことです。

■目次構成の作り方

目次は、取扱説明書の内容を決めるものですが、「取扱説明書」というのは大きく分けて三つのセクションに分かれるものです。
今回は取扱説明書の内容としてどのようなことを書くかといったことを説明します。

●前説:書き手は営業と法務

[はじめに]営業的なあいさつ

[注意]PLなどの危険の予告と注意について書きます。

●主説:書き手はエンジニア

[設置]設置・セッティング等の使用前の各種設定について書きます。

ここにPLなども入ります。
電源やアンテナの接続、ガスの接続、石油を入れるといったこともここに入ります。

[実行]その製品を使用する方法を書きます。

使用者のイメージを思い浮かべながら書きます。
使用するシーンによって実行時の色々な差についても書きます。

[仕様]1~2ページとって書きます。

内容は以下のようなものとなります。

  • 重さ
  • サイズ
  • 電力
  • 各種初期設定値など

[メンテナンス]トラブル対策、実行時のメンテナンス方法、FAQなど

たとえばプリンタの場合ですと紙詰まりの対策と言ったことです。

●後説:書き手は営業と法務

[アフターサービス]アフターサービスについて書きます。

内容は以下のようなものとなります。

  • 消耗品について
  • オプション
  • 保証と修理について
  • ユーザーサービス/サポート

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