【わかりやすいマニュアルの作り方】第210回 文章の校閲について

最近は早起きをすようにしているのですが、6時すぐに起きるとまだ夜が明けていないということがあり、「ああー、もうちょっと」と悲しい思いを感じることもあります。
おまけに朝は酷く冷えますし、今朝にいたっては、雪の降るのではないかというほどでした。

■原稿をチェックする

さて。本題です。
こうやって取説屋なんかをやっていると、ときどき自社の取説を改善することへの相談を受けることがあるのですが、そのうちに文章の統一とかいった相談が含まれている場合があります。
簡単に言うと、全角半角の混在(123と123)、入力ミスや誤変換といった、あきらかな間違いおよび「かな漢字」のルールの不統一という、ある意味「機械的」でテクニカルなチェックが必要ということです。
大部の取扱説明書…といっても32ページくらいとなると、意外と面倒で、キチッとやるのは難しいところがあります。特に、こういった作業が発生するのは制作の最終段階近くで、「原稿がそろった」ところでのチェックを行いたいとなると、「締め切り直前」にみんなが詰まっているところで「細かいチェック」をしなければならないことになります。
また、もうひとつ「自分の原稿は自分ではチェックしにくい」ということも私の所にあったりもします。
そういうときはどうしたらよいか。
ヒントはもう書きましたが「機械的」な作業であれば、目の前のマシンにやらせれば良いのです。

■Microsoft Wordでチェックする

ワードは…あまりこういう作業は得意でないけれど…
それでも、入力と誤変換(ワード上ではスペルミスといいます)と文書校正機能をオンにしておけば、まずは明らかな間違いは指摘してくれます。また、ワードでは「文法の間違い」も指摘してくれますが、残念ながらこれだけで業務に使うにはちょっと…です。
上にも書きましたが、「全角半角の混在」とか「かな漢字のルールの不統一」といったことは論理的には間違いではないからです。

■Just Right!を使う

「では何を?」というと…商品名になりますが、MSのワードも商品名ですし。
一太郎、あるいはその校正機能だけを取り出した「Just Right!」を使用しています。
一太郎というと、それこそPC-9801が全盛だった時代に同様に全盛だったワープロソフトですが、このソフトウェアは日本製で、日本のことばにあった作りをしているという点では、非常によくできていると自分は判断しています。

もっとも、「Just Right!」は業務ソフトですから、価格は決して安い訳ではありません。四万以上はする、と。
しかし、ライターを3日ほど拘束してしまえば、その人件費だけでソフト一本分のコストは回収可能です。ソフトウェアが使用可能なのは、取扱説明書一本だけではなく、複数の文書に対して使用可能ですから、コストの回収はライティング業務を行っている会社もしくは部署であれば容易であろうと考えられます。
なんだかまるでジャストシステムの宣伝をしているみたいですね。自分でも、ライティングにはそれなりのコストを掛ける方法をとっていると自覚しているので、否定しがたいところはありますが…

■入力の話

余計な話ですが、実は私は入力にATOKを使っています。PC98時代から使っているという理由もありますが、実際この方が使いやすいと考えています。ただし、現在の日本語入力IMEは高性能になっているので、標準IMEでも困らない高い性能を持っていると思います。もうこのあたりになると趣味の段階かもしれませんね。

テキスト入力の話はまだまだ書きたいことがありますが、今日のブログの長さとしてはこのあたりでと言うことで。


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