【わかりやすいマニュアルの作り方】第191回 では取扱説明書はどうしよう?

今回はちょっと週末に出かけたりしていたため、ブログの更新が遅れています。申し訳ありません。
実のところを言うと、去年の年末などにあった様々なことについても書きたいのですが、当分はプライバシーの問題があるので書くことができません。まだあまり楽しい話しでもないのでそれでよいのかもしれません。

■取扱説明書を使えるようにする

前回は「使えない」取扱説明書について現状を説明しました。はっきり言うと泣けるレベルだというのが正直なところです。
では、どのようにすれば取扱説明書を作れるようになるでしょうか?
自分の営業としては、プロの取扱説明書の編集者に相談してみることと言いたいところなんですが、正直なところ、編集者を探し出すことは難しいと思います
ではその代わりに何をやらなければならないかというと、一番は、技術セクションだけではなく、営業部およびユーザーサポートの人たちに発売する前の取扱説明書を読んでみておいてもらうことです。
最初はものすごくひどい評価が戻ってくると思います。しかし、その中には必ず役に立つ意見が入っています。
前回の ブログには以下のような「ひどい」始まり方をした取扱説明書について書きました。

  • ライセンス条項
  • 無線LANについて(法規)
  • Bluetoothについて(法規)
  • DVD(レーザ)について(法規)

ココには以下のようなコメントが続いていました。

はっきり言うと、予算が許すならこんなものは別冊にすべきです。
そうできないなら、最後にでも回すべきです。

たぶん営業の人やユーザーサポートの人は同じようなことを言ってくれると思います。

■使えなければ意味がない

エンジニアの人は、「だって全部書かなければならないと内容なんだから仕方がないじゃないか」と反論したいと思います。
それ自体は真実です。しかし、法規については知っておいてほしいということであっても、肝心かなめのパソコン自体の操作の方法がわからなければ、そもそもその法規に関連する操作を行うことができないのです。
「とりあえず使えるようになる」
初めての取扱説明書は…まずこのことを目指すべきなのです。
パソコンであれば開始して終了するといった基本的な操作と、使ううえでのポリシーや使うときの基本的な注意が一番最初に来ている必要があります。

■コストについて

上で書いたようなことを実現しようとすると、例えば取扱説明書は何冊かの分冊にする必要が出てくることが考えられます
そうすると制作と印刷のコストが上昇します。「ただでさえコスト削減が必要なのにそんな悠長なことをやっていられるか」という反論が考えられます。
でもよく考えてください。
上昇する制作と印刷のコストはどれだけですか?
もしかしたら、ユーザーサポートが分かりにくい取扱説明書のせいで発生する人的コストの方が大きいのではありませんか?
もう一つ。
「あそこのパソコンは取扱説明書が全然わからない」といった評判が立って売り上げに悪い影響を与えるかもしれません。
これらの数字は、とても評価しにくいものです。目に見えないコストの一種だといってもよいかもしれません。
しかしそのコストは、上昇する制作と印刷のコストと比較した場合はどうでしょうか?
さらにこれらの制作物は、現在ではウエブの制作などにも流用することが可能な、デジタルデータなのです。
FAQといったような形で積み上げていくことも考えられます。

今回はパソコンを例にとって説明しましたが、取扱説明書が必要な製品は実に多岐にわたります。どんな製品であっても基本的には同じことが言えます。
良い取扱説明書を作る方が、結局はコストが安くなるのです。
ということで 、当初はプロによる取扱説明書制作をおすすめするという営業活動をしているのです。

まあ、とりあえず話をするだけでも、弊社「石井ライティング事務所」もついでによろしくお願いいたします、と。


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