【わかりやすいマニュアルの作り方】第182回またまた名前をつける

先週末にようやく雨が降って、少しだけ暑さが緩みました。
といっても35度ではなく、31度程度になるのを「涼しい」と感じるのでは暑さに関する感覚がおかしくなってしまったいうべきなのでしょう。
地球温暖化なのか、それても米の作柄がよいことを喜ぶべきなのか。
自分には自然のことははかりしれません。

■同じような作業がたくさんある…

先日、作業マニュアルの文書化のお手伝いを頼まれて、アドバイスしました。
記されている作業自体は、難しいというよりも、似たような手順が何度も繰り返されて、確認や承認などで回るといったものでした。

問題は、自分の書いているところがどこの内容なのか、すぐにわからなくなることでした。

たとえば、「承認」という作業があるとします。
しかし、この作業はどこの作業なのかすぐにわからなくなります。
なぜでしょうか。
当然ながら、いくつもの作業のいくつもの段階で「承認」という作業があるからです。

「これはグループリーダー承認なのか」「係長承認なのか」「社長承認なのか」わからないと、上のレベルに戻って自分のいる場所を確認する必要があります。
そして、その上のレベルに行くと、今度は現在の作業の戻る先を見失ったりして、ものすごくわかりにくくなっているのでした。

■それぞれにユニークな名前を付ける

では、どうすればよいか。
それぞれにユニークな名前を付けて、見出しのレベルを見直しました。
こうすることによって、自分の読んでいるところがどこかがわからなくなるということがないようになりました。

実際に原稿を見直すと、同じ処理名の作業がいくつかあり、それぞれの作業が他の作業の下のレベルに属していたりすることが数多くありました。
また、作業の例を示すときに、作業自体の説明とかぶってしまい、見出しレベルが混乱したり、レベルが5とか6といった深いレベルとなって管理できなくなったりしていました。
こういうときも名前を付けることで、それぞれ「独立した作業」とわかりやすく示すことができるようになり、見出しレベルの操作にも役立つことが出来たのでした。

名前が長くなると、取扱説明書制作時には操作しにくくなるように感じますが、それはかならずしも事実ではありません。適切な命名は取扱説明書の扱いをわかりやすくするのです。

マニュアル(取扱説明書)制作の専門家 取説屋:石井ライティング事務所


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