【わかりやすいマニュアルの作り方】第139回 テンプレートを使う

今年はまた去年並に熱くなりそうです。おまけに節電ときますから、今年はどうしたものやら正直悩みます。
いくらなんでも、身体をこわしてしまっては意味がありませんから。

ちなみに、次回の更新はお休みします。早めの夏休みを取るためです。
申し訳ありません。

■基本的な定型化

さて、今回は作業の定型化について書きます。
取扱説明書という業務においては、実は意外なほどの割合が定型化できるものだということを書こうと思います。
また、逆に定型化しないでいると、ミスの発生を呼ぶ可能性が高くなる場合もあります。
取扱説明書は、対象となる会社によって一部ターンがのパターンがことなるとはいえ、お客様に説明するための文書であり、消費者基本法に裏付けられたものです。
ということは、製造/販売の責任主体である会社については必ず掲載しなければなりませんし、安全のための注意を欠かすこともできません。
当然、製品の仕様であったり、家庭用/業務用の区別、製品寿命といった、場合によっては落としたり見過ごしたりしがちな内容は、「この内容を書き換える:未定」として定型化しておいたほうが見落としやミスの発生が防げるというものです。

■上のレベルでの定型化

とはいえ、取扱説明書で書くことが決まっているとは限りません。
家庭用品であれば取扱方法とお手入れの方法、場合によっては破棄の方法を記載すればことはすみますが、現在のIT製品などでは、それだけではまったく不十分な場合がすくなくありません。
しかし、それでも基本的なパターンが適用できるという点は変わりありません。
たとえば、PC関連製品であれば、ほとんどの場合はデバイスドイバやユーテリティのインストールが必要ですし、スマートフォンであればアプリのダウンロードと登録が必要な場合が多いわけです。こういったことは、似たジャンルの製品を取り扱ったことがあるかどうかによってきますが、経験によって「こういった内容を書かなければならない」とわかってくるものです。
しかし、それがライター個人としての自分の中だけでわかっているだけでは、チェック機能が働きません。そのために、既存のPC関連のものをもとに書き直したりして、テンプレートとして使用するのですが、それだけでは、十分とはいえないのです。
どうして十分と言えないかというと「なにかが書いてある」からです。そうすると、なんとなくできているように見えてしまいます。
特に忙しいときや、疲れているとき(だいたいこの2つは同時に発生します)には、「それでよし」としてしまう恐れがあります。もちろん、それではいけないのです。
だから、新しいジャンルの製品の取扱説明書が終わった後には、ひとつず、そのジャンルのテンプレートを作ることが望ましいのです。
わからないところについては「未定」「不明」「資料待ち」と明記して。
こうすれば、書き落としや、ミスの発生の確率を下げることができるのです。

マニュアル(取扱説明書)制作の専門家 取説屋:石井ライティング事務所


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