【わかりやすいマニュアルの作り方】第79回 テクニカルライティングの価格 その05

品質とは何かの続き、その2です。

前回は、製品(プロダクツ)の部品としてのテキストの品質について書きました。
テクニカルライターの作っているテキストは、最終消費者の手に直接渡る性質のものではありません。
マニュアルを最終製品としますと、テキストは最上流工程となります。
ですから、後工程のことを考えた製品作り(テキスト執筆)をしなければならない、というのが前回の内容です。

■テキストの再利用

「テキストの再利用なんて簡単じゃないか、適当に過去のファイルを開いてコピー&ペーストすれば一発でしょう。」
その通りです。目的のテキストのあり場所がわかるならば。また、そのファイルが何かの拍子で上書きされていない限り。

●テキストの履歴を取っておく

よくある話で、「ここの原稿は前回の打ち合わせの時の内容に仕様を戻したから…」ということが起こります。
普通にテキストを書いていて、「●●操作説明書原稿」といったファイルを作成して上書きで更新していると、こういうときには、コピー&ペーストする元のテキストが上書きされ、前の原稿はなくなっている…なんてことになるわけです。
実は、自分の経験でもこういったことは結構あり、対策として自分は長い期間のかかるものは日付管理で履歴を取りながら原稿を作成しています。
テキストのサイズはたいしたものではありませんから、毎日ログを取っていても問題ありません。

●内容の検索性

そして、もうひとつテキストを再利用する場合に問題となるのは「あれどこに置いたっけ」です。
もちろん、目的のテキストのフレーズでもわかっているならば、現在ではGoogleデスクトップやGrepといった検索技術で探し出すこともできますが、必ずしもそういった場合だけとは限りません。
ではどうするかというと、インデックスを使用します。
テキスト本体やフォルダにわかりやすいタイトルを付けるのは当然のこととして(これだけで見つけ出すのがぐっと容易になります)、
そして、以前にも何度か書きましたが、Microsoft Wordでテキストを作るときにはアウトライン機能を使って見出しを自動設定していますし、テキストファイルの場合は、■や●といった約物を見出しに設定していますから、これらを手掛かりにジャンプしていったり、アウトラインプロセッサに読み込んで探せばよいわけです。
一度、検査を通ったテキストは、部品としての再利用性があります。
これを利用する人でコストを下げることにつながっていくわけです。

次回の更新ではまとめにしようと思います。


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