【わかりやすいマニュアルの作り方】 第36回  Microsoft Wordで社内マニュアルを見やすくするには 7

Microsoft Wordによるマニュアルの作り方の7回目です。

●使う書式について

前回は書式コピーツールで書式をコピーしていくことで、書式指定していくことを説明しました。
さて、その前に説明することがありました。
テンプレート内で使用する書式です。

  • 見出し1
  • 見出し2
  • 見出し3
  • 見出し4
  • 本文

これらは基本です。
これらのスタイルの名前を変更するのは好ましくありません。
なぜならば、目次を作成したり、PDFに変換するといった場合など、元からあるスタイルの名称であれば、自動的に目次項目や索引項目に含めてくれたり見出しをしおりに変換してくれたり機能が間違いなく働くからです。

それ以外に必要な書式として、画像、画像キャプション、表組み、注釈、注意、ヒント(Tips)などがあります。
これらは必要に応じて作成して、テンプレートに保存しておくとよいでしょう。

かならずしも全部作る必要はありません。
これらのスタイルは、基本的に本文をベースとして文字サイズやフォントを変えたり、段落設定の行送りを、固定から1行に変更(画像を行内に入れる場合)します。
これらについても、必ずスタイルを設定してコピーして操作することが大切です。
なぜならば、個別の設定した場合には、後で変更するときに、1つのスタイルを変更するだけではすまず、変更漏れなどが残る可能性がとても高くなるためです。

続きます。


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