【わかりやすいマニュアルの作り方】 第34回  Microsoft Wordで社内マニュアルを見やすくするには 5

Microsoft Wordによるマニュアルの作り方の5回目です。
今回は、いかに上手に手を抜くかについてです。
手を抜くための準備は徹底的にあります、この部分には手を抜いてはいけません。

●スタイルを作成

前回のテンプレート作成でも書きましたが、必要な書式は「すべて」スタイルとしておきます。
個別の段落書式の指定は基本的にしてはいけません。

さて。
テンプレートができて、「最初はベタ打ち」で文書を作成し終わったら、ここで初めて書式を指定します。
「なんだか面倒臭いなあ」と思うかもしれません。確かにこのやり方はまわりくどく感じます。
しかし、1~数ページの短い文書ならともかく、数十ページの長い文書だと、こちらの方法のほうがはるかに効率的なのです。

さて。

●書式の指定

書式を指定するにはどうするか。書式のスタイルを段落に指定する?
いいえ、違います。

発想を転換して、編集モードを「アウトラインモード」に切り替えます。
操作は「表示」→「アウトライン」です。
ほとんどの人は使ったことがないモードだと思います。

アウトラインモードで、「見出し」をHTMLでh1、h2…を指定するのと同じ感覚で指定していきます。
数十ページ程度の文書でも、一時間かからずに指定が終わると思います。

見出しの指定が終わったら、「印刷レイアウト」モードの表示に戻します。
これで、書式の指定の半分ぐらいはもうすでに終わった状態となっています。

続きます。


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