【わかりやすいマニュアルの作り方】 第35回  Microsoft Wordで社内マニュアルを見やすくするには 6

Microsoft Wordによるマニュアルの作り方の6回目です。
今回は、いかに上手に手を抜くかについての続きです。
こんな単純作業はコンピューターにやらせて、人間は内容をこそきっちり作り込むのがよいのです。そのためのコンピューターですから。

●アウトラインモード(承前)

前回説明をしなかった、アウトラインモードでの見出しレベルの設定の方法です。

アウトラインモードに切り替えるとすぐにわかりますが、「アウトラインツールバー」が表示されます。
段落を選択してから、アウトラインツールバーを利用して左右に動かすことで、見出しレベルの設定ができます。
すると結果として、文書の構造が論理構造によって表示されるため、見渡しやすくなります。

「この文章をここにあるべきではない。」「この文章は別の場所に入れるべき」といったことがわかりやすくなります。
また、細かいことですが、見出しに約物(■●◎▼など)をつける場合も(段落設定でも同じ事ができますが…)特定の見出しレベル以上(見出しレベル2以上など)を表示させて、次々と入力していくといったことができるようになります。
ということで、アウトラインモードでの書式設定が終了した、ということにします。

これで「見出し」は設定終了です。
その他に、「画像」「表テキスト」「列挙」(リスト)など、文章内で必要なスタイルを設定していきます。
とはいえ、ここもまた、段落を選んでスタイルを選ぶなんて面倒くさいことはやりません。

手間は掛けない。

ということで、1つの段落に設定したら、他の段落には「段落書式のコピー」(ハケのアイコン)で設定してやればよいのです。

続きます。


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